In LoopsFinanz können Sie alte Buchungsjahre nicht aus dem Mandanten löschen. Es gibt keinen Befehl „Alte Buchungsjahre löschen". Es ist aber möglich, aufgrund der bereits erfassten Daten (Buchungsjahre) einen neuen Mandanten anzulegen, ohne Vorjahre, oder mit weniger Buchungsjahren als im ursprünglichen Mandanten. Der Befehl heisst „Mandant klonen", im Menü „Ablage".
Wenn Sie den Kontenplan radikal ändern möchten (Konti, Kontostruktur), dann müssen Sie den Mandanten klonen, um die Vorjahre los zu werden. Ansonsten werden auch alle Vorjahre verändert. Ein Vorjahresvergleich ist dann nicht mehr möglich, aber bei unterschiedlichen Konti ist das unumgänglich.
Mit dem Befehl „Mandant klonen" (Menü „Ablage") wird ein neuer Mandant aufgrund der Daten des gerade offenen Mandanten angelegt. Die Daten werden nicht einfach kopiert, sondern der neue Mandant wird von Grund auf neu aufgebaut. Dieser neue Mandant enthält nur das Buchungsjahr, das gerade im Fenster „Buchungsjahre" aktiviert ist, sowie alle darauffolgenden Jahre. Auf diese Weise können Sie nicht verwendete Konti, MWST-Sätze, Fremdwährungen und Kostenstellen sowie alte Debitoren und Kreditoren aus dem neuen Mandanten entfernen und so dessen Grösse reduzieren sowie Konti und Kontostruktur neu anpassen.
Besonders beim Klonen eines Mandanten mit Debitoren/Kreditoren (DK-Modul) ist diese Funktion sehr hilfreich: Beim Klonen werden alte und bereits bezahlte Rechnungen von alten Buchungsjahren nicht in den neuen Mandanten übernommen. Nur offene Rechnungen oder Gutschriften bleiben erhalten, die noch in Verbindung mit den aktuellen Buchungsjahren stehen, weshalb beim Klonen der neue Mandant wirklich optimiert und verkleinert wird.
Gehen Sie folgendermassen vor, um einen Mandanten zu klonen:
Wenn ein Mandant mit dem Modul „Debitoren/Kreditoren" geklont wird, dann werden ggf. noch alte Jahre angelegt (roter Text im Fenster „Buchungsjahre"), da offene oder nur teilweise bezahlte Rechnungen ebenfalls mit übernommen und in das richtige Jahr positioniert werden müssen. Die rot markierten Jahre sind nur Platzhalter für die unbezahlten Rechnungen!
Der Klonvorgang ändert nichts am bestehenden Mandanten. Der Vorgang kann auch mehrmals wiederholt werden. Nach dem ersten Klonvorgang sehen Sie im DK-Modul, welche Rechnungen noch offen sind und können diese bereinigen (umbuchen, löschen, zahlen). Klonen Sie erneut, werden dann weniger Einträge übernommen.