¶Konti erfassen

Mit dem Befehl „Konti" (Menü „Erfassen") können Sie neue Konti erfassen oder importieren und bestehende ändern oder löschen. Sie können den Konti MWST-Sätze und Pro Kostenstellen zuweisen. Ausserdem lassen sich auch Pro Fremdwährungskonti erfassen. Alle neu eröffneten Konti stehen Ihnen in sämtlichen Buchungsjahren zur Verfügung, die noch nicht abgeschlossen wurden.

Ein Konto lässt sich nur löschen, wenn noch keine Buchungen darauf gebucht wurden. Dies gilt für den gesamten Mandanten und alle Buchungsjahre.

Mit Hilfe der Option „Konto verstecken" können Sie ein Konto deaktivieren. Die Option ist jahresabhängig und kann in einem Folgejahr wieder deaktiviert werden. Ein verstecktes Konto ist nur noch im Fenster „Konti" sichtbar.

¶Konto erfassen

Gehen Sie folgendermassen vor, um ein neues Konto zu erfassen:

1. Wählen Sie den Befehl „Konti" im Menü „Erfassen".
2. Wird das Fenster geöffnet, ist die Erfassungsmaske bereits im Modus „Neues Konto".
3. Geben Sie die gewünschten Daten ein und speichern Sie das Konto.

¶Konto ändern

Gehen Sie folgendermassen vor, um ein bestehendes Konto zu ändern:

1. Wählen Sie den Befehl „Konti" im Menü „Erfassen".
2. Wird das Fenster geöffnet, ist die Erfassungsmaske im Modus „Neues Konto".
3. Doppelklicken Sie auf das gewünschte Konto (Zeile).
4. Die Erfassungsmaske ist dann im Modus „Konto bearbeiten" und zeigt das aktuelle Konto an.
5. Ändern Sie die gewünschten Einträge und speichern Sie das Konto.

¶Fenster „Konti"

Sobald Sie den Befehl „Konti" wählen, erscheint das gleichnamige Fenster. Dort finden Sie folgende Felder:

1. Nummer -- Hier geben Sie die Kontonummer ein. Diese kann numerisch oder alphanumerisch sein, darf aber höchstens 128 Zeichen enthalten (12 sind sichtbar). Sortiert wird nach dem Prinzip „Ziffer vor Buchstabe", d. h. beim Sortieren in der Liste erscheinen die Konti, deren Nummern mit Zahlen beginnen, vor denen, deren Nummer mit Buchstaben beginnen.

Ändern Sie eine Kontonummer, wirkt sich das auf alle Buchungsjahre des gesamten Mandanten aus. Bitte beachten Sie, dass die Änderung einer Kontonummer auch auf andere Einträge und Funktionen wie Vorgabebuchungen, MWST-Sätze, Sammelkonti, Kontostruktur und Auswertungen Einfluss hat. Es müssen dort entsprechende Änderungen vorgenommen werden, sonst versucht LoopsFinanz, auf ein nicht mehr existierendes Konto zu buchen.

2. Spiegel -- Ein Spiegelkonto ist eine optionale Kontonummer für ein normales Konto, das auf der Gegenseite in der Bilanz oder Erfolgsrechnung erscheint, wenn sich das Vorzeichen des Kontos ändert. Beispiel „Bankkonto" 1020 und 2020: Ist das Konto im Plus, erscheint es in den Aktiven mit „1020", ist das Konto im Minus, erscheint es in den Passiven „2020".

Geben Sie bitte niemals ein Spiegelkonto ein, wenn Sie nicht absolut sicher sind, dass Sie es wirklich haben möchten!

Das Spiegelkonto kann nicht im Fenster „Buchungen" oder für Such- oder Filtervorgänge benutzt werden.

3. Bezeichnung -- Hier geben Sie die Kontobezeichnung ein. Sie kann bis zu 128 Zeichen enthalten.

Ändern Sie eine Kontobezeichnung, wirkt sich das auf alle Buchungsjahre des gesamten Mandanten aus.

4. Budget Pro -- Hier können Sie das Jahresbudget für das Konto eingeben. Dieser Eintrag bezieht sich immer auf das aktuelle Buchungsjahr. Er kann jederzeit geändert werden.

5. MWST -- Geben Sie hier das Kürzel eines MWST-Satzes ein, wird das Konto mit dem entsprechenden MWST-Konto verknüpft. Dieser MWST-Satz wird im Fenster „Buchungen" angezeigt, sobald Sie auf das entsprechende Konto buchen. Es handelt sich dabei um einen Vorschlag, der jederzeit überschrieben werden kann. Ändern Sie den Eintrag im Feld „MWST", wirkt sich dies nur auf das Erfassen neuer Buchungen aus.

Wird ein Konto mit einem MWST-Satz verknüpft, muss beim Erfassen einer Buchung auf dieses Konto auch ein MWST-Satz verwendet werden. Der MWST-Satz kann in der Buchung geändert, aber nicht gelöscht werden.

Wurde ein Konto mit MWST-Verknüpfung schon bebucht, kann der MWST-Satz im Fenster „Konti" nicht mehr entfernt werden!

6. Kst. Pro -- Hier können Sie dem Konto eine Kostenstelle zuweisen. Diese Kostenstelle wird im Fenster „Buchungen" angezeigt, sobald Sie auf das entsprechende Konto buchen. Es handelt sich dabei um einen Vorschlag, der jederzeit überschrieben werden kann. Ändern Sie den Eintrag im Feld „Kostenstelle", wirkt sich dies nur auf das Erfassen neuer Buchungen aus.

Ändern Sie eine Kostenstelle, wirkt sich das auf alle Buchungsjahre des gesamten Mandanten aus.

7. E-Saldo -- Hier können Sie einen Eröffnungssaldo für das Konto eingeben, wenn dieser nicht Null sein soll. Wechseln Sie in ein neues Buchungsjahr, wird der Schlusssaldo des Vorjahres automatisch zum Eröffnungssaldo des neuen Buchungsjahres, wenn Sie beim Jahreswechsel den Aktualisieren-Befehl geben.

Beachten Sie, dass die Eröffnungssaldi für Passivkonti mit einem negativen Betrag erfasst werden müssen. Der negative Betrag zeigt LoopsFinanz, dass es sich um einen Haben-Saldo handelt.

8. Währung Pro -- Wollen Sie ein Fremdwährungskonto erfassen, müssen Sie in das Währungsfeld mit dem Eintrag „CHF" klicken. Wählen Sie aus dem Assistenten die gewünschte Währung und geben Sie den Eröffnungssaldo in der Fremdwährung ein. Daraufhin erscheinen die Felder „Kurs" und „CHF". LoopsFinanz zeigt automatisch den entsprechenden Kurs und den CHF-Betrag des Eröffnungssaldos an.

Wurde ein Fremdwährungskonto schon bebucht, kann die Währung im Fenster „Konti" nicht mehr geändert werden!

Die Buchung „Fremdwährung zu Fremdwährung" ist nur dann möglich, wenn beide Währungen identisch sind. Sie können z. B. „EUR zu USD" nicht buchen.

9. Kurs -- Dieses Feld ist nur aktiv, wenn Sie ein Fremdwährungskonto erstellen oder bearbeiten. Im Feld „Kurs" zeigt LoopsFinanz automatisch den Vorgabe-Wechselkurs an, den Sie im Fenster „Währungen" eingegeben haben. Sie können den hier angezeigten Kurs ändern. Dies wirkt sich jedoch nur auf die Eröffnungsbilanz des Kontos aus. Ansonsten verwendet LoopsFinanz den im Fenster „Währungen" erfassten Kurs.

Die Felder „Kurs", „E-Saldo" und „FW-E-Saldo" sind unzertrennlich miteinander verbunden. Folgende Regeln sind bei der Eingabe der Werte vorgegeben:

1. Geben Sie „E-Saldo" ein, bleibt „Kurs" fix und „FW-E-Saldo" wird berechnet.
2. Geben Sie „FW-E-Saldo" ein, bleibt „Kurs" fix und „E-Saldo" wird berechnet.
3. Geben Sie „Kurs" ein, bleibt „E-Saldo" fix und „FW-E-Saldo" wird berechnet.

Drücken und halten Sie die Wahltaste gedrückt (alt), dann ändert sich die Berechnungsrichtung für „Kurs", „E-Saldo" und „FW-E-Saldo". Dann sind folgende Regeln aktiv:

1. Geben Sie „E-Saldo" ein, bleibt „FW-E-Saldo" fix und „Kurs" wird berechnet.
2. Geben Sie „FW-E-Saldo" ein, bleibt „E-Saldo" fix und „Kurs" wird berechnet.
3. Geben Sie „Kurs" ein, bleibt „FW-E-Saldo" fix und „E-Saldo" wird berechnet.

10. FW-E-Saldo -- Dieses Feld ist nur aktiv, wenn Sie ein Fremdwährungskonto erstellen oder bearbeiten. Die drei Felder „E-Saldo", „Kurs" und „FW-E-Saldo" sind miteinander verknüpft und werden automatisch berechnet.

Standardmässig wird anhand „E-Saldo" und „Kurs" der „FW-E-Saldo" ermittelt. Es funktioniert aber auch umgekehrt: Geben Sie „FW-E-Saldo" ein, wird der „E-Saldo" berechnet.

11. Nur D/K-Buchungen erlauben -- Aktivieren Sie diese Option, können nur noch Buchungen, die aufgrund des Debitoren- und Kreditoren-Moduls erstellt wurden (Rechnungen, Zahlungen), auf das Konto gebucht werden. Das Konto kann nicht mehr direkt im Fenster „Buchungen" mit Sachbuchungen bebucht werden!

12. Konto verstecken -- Aktivieren Sie diese Option, erscheint das ausgewählte Konto in keiner Auswertung und in keinem Assistenten. Die Einstellung ist jahresbezogen und kann jederzeit wieder deaktiviert werden.