¶Debitoren

Im Fenster "Debitoren" (Menü "Erfassen") können Sie die Grunddaten jedes Debitors, wie z. B. Adresse, Telefonnummer etc. eingeben. Ausserdem haben Sie die Möglichkeit, für jeden Debitoren individuelle Einstellungen für Konti, Kreditlimite und Zahlungsfristen festzulegen.

Bevor Sie mit der Erfassung von Debitoren beginnen, kontrollieren Sie bitte, dass Sie die Einstellungen für Debitoren korrekt erfasst haben (Menü "LoopsFinanz"/Menü "Bearbeiten", Befehl "Einstellungen", Bereich "Debitoren").

¶Debitor erfassen

Gehen Sie bitte folgendermassen vor, um einen Debitor zu erfassen:

1. Wählen Sie den Befehl "Debitoren" im Menü "Erfassen".
2. Wird das Fenster geöffnet, ist die Erfassungsmaske bereits im Modus "Neuer Debitor".
3. Geben Sie im erscheinenden Fenster die gewünschten Daten ein, wobei die zwingenden Felder mit dem hellgrauen Text "Zwingend" markiert sind. Im Bereich "Debitor" sind die allgemeinen Adress- und Kontaktangaben und im Bereich "Details" sind alle Konti und Zahlungsinformationen gespeichert.
4. Speichern Sie den Debitor.

Wenn Sie die Einstellungen korrekt erfasst haben, dann erscheinen bereits in einem leeren Debitor im Bereich "Details" die benötigten Konti (Geldkonto, Ertragskonto etc.).

In den Feldern "Kürzel" und "Kunden-Nr" können Sie auch die gleichen Daten erfassen. Die "Kunden-Nr" ist selbsterklärend und im "Kürzel" können Sie optional eine Kurzbezeichnung für den Debitor erfassen. Die Kürzel definieren die Reihenfolge, in der der Debitor im Assistenten angezeigt wird.

Die Kundennummer (Kund-Nr) darf sowohl Buchstaben als auch Zahlen enthalten.

Debitoren können auch importiert werden. Dabei wird automatisch der Kürzel auch als Kundennummer importiert.

Ändern Sie einen Debitor (Bsp. Firma, Kürzel etc.), so werden auch alle bereits erfassten Einträge des Debitors (Rechnungen und Einzahlungen) verändert und zwar in allen Buchungsjahren.

Die Konti "Ertragskonto" und "Geldkonto" können Sie beim Erfassen von Rechnungen und Einzahlungen anpassen.

¶Debitor ändern

Gehen Sie bitte folgendermassen vor, um einen Debitor zu ändern:

1. Wählen Sie den Befehl "Debitoren" im Menü "Erfassen".
2. Wird das Fenster geöffnet, ist die Erfassungsmaske im Modus "Neuer Debitor".
3. Doppelklicken Sie auf den gewünschten Debitor (Zeile).
4. Die Erfassungsmaske ist dann im Modus "Debitor bearbeiten" und zeigt die Daten des ausgewählten Debitors.
5. Ändern Sie die Einträge und speichern Sie die Änderungen.

Ein Debitor kann nicht gelöscht werden, wenn bereits Rechnungen bzw. Einzahlungen mit dem Debitor verknüpft sind.

Achten Sie besonders auf folgende Felder:

¶Bereich "Debitor"

• Lieferstatus -- Hier können Sie festlegen, ob ein Debitor beliefert werden darf, ob er gesperrt ist oder ob die Lieferungen nur gegen Nachnahme bzw. Vorauszahlung erfolgen sollen. Der Lieferstatus dient lediglich Informationszwecken, d. h. er wird im Info-Bereich der entsprechenden Fenster angezeigt.
• Automatisch mahnen -- Ist diese Option aktiv, wird der Debitor gemahnt, wenn Sie den Befehl "Automatisch mahnen" (Menü "Extra") im Fenster "Debi.-Fälligkeitsliste" wählen. Sind Zahlungen fällig, werden diese automatisch in der Mahnstufe erhöht. Falls noch keine Mahnung besteht, wird die erste Mahnung erzeugt.

¶Bereich "Details"

• Debitorkonto -- Das Konto kann bei der Erfassung von Rechnungen und Einzahlungen nicht verändert werden. Dieses Transferkonto muss von Anfang an korrekt erfasst werden.

Wenn Sie das Debitorkonto nachträglich im Fenster "Debitoren" ändern, dann ändert sich nichts an den bereits erfassten Rechnungen und Einzahlungen. Erst wenn Sie eine Rechnung oder Einzahlung erneut speichern oder einen neuen Eintrag erfassen, wird diese Kontoänderung ebenfalls in den Buchungen (Fenster "Buchungen") vorgenommen.

• Zahlung in -- In dieses Feld geben Sie ein, innerhalb welcher Frist die Rechnungen vom Debitor bezahlt werden sollen.
• Kreditlimite -- Hier bestimmen Sie die Kreditlimite des Debitors. Erfassen Sie eine Rechnung für den Debitor, wird eine Warnung angezeigt, sobald die Kreditlimite überschritten wird.