Debitoren-Sammelrechnungen

Normalerweise werden für eine Rechnung nur ein Betrag, ein Mehrwertsteuersatz (optional) und ein Ertragskonto erfasst. Es gibt jedoch auch Rechnungen, auf denen die verschiedenen Positionen z. B. verschiedene Mehrwertsteuersätze haben oder auf verschiedene Ertragskonti gebucht werden müssen. Diese Rechnungen können Sie als Sammelrechnungen erfassen.

LoopsFinanz generiert dann für jede Rechnungsposition und jeden Mehrwertsteuerbetrag eine eigene Buchung. Alle Buchungen, die für eine Sammelrechnung generiert werden, werden automatisch zu einer Sammelbuchung zusammengefasst, die sämtliche Haupt- und Mehrwertsteuerbuchungen enthält.

In LoopsFinanz unterscheiden wir zwischen Einzelrechnung und Sammelrechnung.

Debitor-Sammelrechnung erfassen

Gehen Sie bitte folgendermassen vor, um eine Debitor-Sammelrechnung zu erfassen:

  1. Wählen Sie den Befehl "Debi.-Rechnungen" im Menü "Erfassen".
  2. Wird das Fenster geöffnet, ist die Erfassungsmaske bereits im Modus "Neue Rechnung" (oben links).
  3. Geben Sie im erscheinenden Fenster die gewünschten Daten für die erste Rechnung ein, wobei die zwingenden Felder mit dem hellgrauen Text "Zwingend" markiert sind.
  4. Speichern Sie die erste Debitor-Rechnung.
  5. Fahren Sie fort, bis alle Rechnungen erfasst sind. Die Rechnungsnummer wird zuerst fortlaufend nummeriert.
  6. Sind die Rechnungen erfasst, aktivieren Sie alle "Einzelrechnungen", die Sie zu einer Sammelrechnung zusammenfügen möchten, mit Hilfe der Umschalttaste (shift) und/oder der Befehlstaste (cmd, Windows: ctrl).
  7. Wählen Sie im Menü "Extra" den Befehl "Umwandeln in > Sammelrechnung". Die Einzelrechnungen werden in einem Ordner zu einer Sammelrechnung zusammengefasst und auch im Fenster "Buchungen" wird die Sammelrechnung als Sammelbuchung dargestellt.
  8. Doppelklicken Sie dann noch in den Ordner der Sammelrechnung und geben Sie die gewünschte "R-Nr." ein, damit alle Einträge die gleiche Nummer erhalten.

Sie können auch mit der rechten Maustaste in die selektierten Rechnungen klicken und im Auswahlmenü den Befehl "Sammelrechnung" auswählen.

Sammelrechnungen werden in der Liste mit einem Dreieck-Symbol angezeigt. Klicken Sie auf das Dreieck, sehen Sie entweder nur den Ordner oder auch alle Einzelrechnungen.

Sie können Gutschriften erzeugen, indem Sie einen negativen Betrag eingeben.

Einzelrechnung in eine Sammelrechnung einfügen

Es gibt zwei Wege, wie eine Einzelrechnung in eine bestehende Sammelrechnung eingefügt werden kann: mit Hilfe der Wahltaste (alt) (neue Rechnung aus Vorlage) oder mit dem Befehl Umwandeln in > Sammelrechnung.

Mit der Wahltaste (alt)

  1. Öffnen Sie die gewünschte Sammelrechnung, indem Sie auf das Dreieck-Symbol klicken.
  2. Doppelklicken Sie bei gedrückter Wahltaste (alt) auf eine Rechnung innerhalb der Sammelrechnung.
  3. Die Rechnung wird dupliziert, oben links steht "Neue Rechnung".
  4. Ändern Sie die Rechnung und speichern Sie diese.
  5. Die neue Rechnung wird in die bestehende Sammelrechnung eingefügt.

Mit dem Befehl "Umwandeln in > Sammelrechnung"

  1. Ist die Rechnung bereits als Einzelrechnung vorhanden, dann aktivieren Sie diese (anklicken).
  2. Klicken Sie auf die gewünschte Sammelrechnung (Ordner) bei gedrückter Befehlstaste (cmd, Windows: ctrl).
  3. Wählen Sie im Menü "Extra" den Befehl "Umwandeln in > Sammelrechnung".
  4. Die Einzelrechnung wird in die Sammelrechnung eingefügt.

Eine bestehende Einzelrechnung kann in eine Sammelrechnung nur eingefügt werden, wenn Sie (1) das gleiche Rechnungsdatum und (2) den gleichen Debitor wie die Sammelrechnung hat.

Einzelrechnung aus einer Sammelrechnung herausnehmen oder löschen

Sie können eine Einzelrechnung aus einer Sammelrechnung löschen oder nur herausnehmen, so dass die Einzelrechnung noch bestehen bleibt.

Einzelrechnung löschen

  1. Öffnen Sie die gewünschte Sammelrechnung, indem Sie auf das Dreieck-Symbol klicken.
  2. Klicken Sie auf die zu löschende Einzelrechnung.
  3. Wählen Sie den Befehl "Rechnung löschen" im Menü "Bearbeiten" oder drücken Sie die Rückschritttaste bzw. delete.
  4. Es erscheint eine Abfrage, ob Sie den Eintrag wirklich löschen möchten.
  5. Klicken Sie in "Löschen"; wird die Einzelrechnung aus der Sammelrechnung gelöscht.

Der Befehl "Löschen" kann nicht rückgängig gemacht werden.

Einzelrechnung herausnehmen

  1. Öffnen Sie die gewünschte Sammelrechnung, indem Sie auf das Dreieck-Symbol klicken.
  2. Klicken Sie auf die gewünschte Einzelrechnung.
  3. Wählen Sie den Befehl "Umwandeln in > Einzelrechnung" im Menü "Extra".
  4. Die Einzelrechnung wird aus der Sammelrechnung herausgenommen und wieder als normale (neue) Einzelrechnung im Fenster "Debi.-Rechnungen" gespeichert.

Alle Sammelrechnungen öffnen und schliessen

Klicken Sie bei gedrückter Wahltaste (alt) auf das Dreieck einer Sammelrechnung, werden alle in der Liste enthaltenen Sammelrechnungen geöffnet bzw. geschlossen.

Einzelrechnungen in einer Sammelrechnung zusammenfassen

Importieren Sie Rechnungen aus einer Auftragsbearbeitung in LoopsFinanz, kann es sein, dass eine Sammelrechnung viele Einträge enthält, die alle den gleichen MWST-Kürzel haben und somit unnötig viele Buchungen erzeugen. Mit Hilfe des Befehls "Zusammenfassen" im Menü "Extra" werden innerhalb einer Sammelrechnung alle Einzelrechnungen mit gleichem MWST-Satz addiert. Ziel dieser Funktion ist, so wenige Einzelrechnungen wie möglich in einer Sammelrechnung zu haben.

Der Befehl "Zusammenfassen" kann nicht rückgängig gemacht werden.

Gehen Sie bitte folgendermassen vor, um eine Sammelrechnung zusammenzufassen:

  1. Klicken Sie auf die gewünschte Sammelrechnung (Ordner).
  2. Wählen Sie den Befehl "Zusammenfassen" im Menü "Extra" (Bereich "Debitoren/Kreditoren").
  3. LoopsFinanz fasst alle Einzelrechnungen in der Sammelrechnung zusammen, die den gleichen MWST-Satz und die gleiche Kostenstelle (optional) haben. Am Gesamtbetrag ändert sich nichts, aber es werden weniger Einträge und Buchungen erzeugt.

Einträge werden nur dann zusammengefasst, wenn diese den gleichen MWST-Satz und ggf. die gleiche Kostenstelle haben.

Als Text für die zusammengefasste Rechnung wird der Text der ersten Rechnung, der zusammengefassten Rechnungen, verwendet.

Sie können auch mehrere Sammelrechnungen aktivieren und dann den Befehl "Zusammenfassen" wählen.