Buchungsjahr abschliessen

In LoopsFinanz muss ein Buchungsjahr nicht zwingend abgeschlossen werden. Sie können jedes Jahr ein neues Buchungsjahr eröffnen, auch wenn das vorhergehende Jahr nicht abgeschlossen wurde. Allerdings kann die dadurch ständig anwachsende Zahl an Buchungen den Mandanten ständig vergrössern und es wächst die Gefahr, dass doch eine Buchung in einem früheren Jahr geändert oder gelöscht wird, was Auswirkungen auf Schluss- und Eröffnungsbilanzen der Folgejahre hat.

Voraussetzungen

Damit Sie ein Buchungsjahr in LoopsFinanz abschliessen können, müssen folgende fünf Bedingungen erfüllt sein:

  • Das Systemdatum Ihres Computers (Systemeinstellung „Datum & Uhrzeit") muss neuer als der letzte Buchungstag des abzuschliessenden Jahres sein.
  • Alle Buchungsjahre, die vor dem abzuschliessenden Buchungsjahr liegen, müssen bereits abgeschlossen sein.
  • Sämtliche Buchungen des betreffenden Jahres müssen verbucht sein (Befehl „Verbuchen").
  • Alle Konti müssen eingeräumt, d. h. im Fenster „Kontostruktur" in einer Kontogruppe abgelegt sein.
  • Die Eröffnungsbilanz des abzuschliessenden Buchungsjahres muss ausgeglichen sein (Gewinn: 0.00 CHF).

Ein Buchungsjahr sollte dann abgeschlossen werden, wenn Sie absolute Sicherheit haben, dass sich an dem Jahr nichts mehr ändern wird, z. B. nach einer Revision. Bevor Sie ein Buchungsjahr abschliessen können, müssen aus buchhalterischen Gründen sämtliche Buchungen verbucht werden. Verbuchte Buchungen werden gesperrt, d. h. sämtliche Änderungen an verbuchten Buchungen können nur noch über eine Stornobuchung vorgenommen werden. Der Staat verlangt nämlich, dass jede nachträgliche Manipulation an einer verbuchten Buchung vollständig nachvollziehbar ist. Wir empfehlen Ihnen deshalb, diesen Befehl nur anzuwenden, wenn Sie sicher sind, dass die betreffenden Buchungen nicht mehr geändert oder gelöscht werden sollen. Sie benötigen den Befehl aber auf jeden Fall, um ein Jahr abzuschliessen.

Im Fenster „Einstellungen", im Bereich „Buchungen" können Sie auch die Option „Verbuchen beim Buchen" aktivieren. Dadurch werden alle Buchungen sofort beim Erfassen verbucht. Sie können die Buchungen dann aber nicht mehr löschen, sondern nur stornieren, und auch Änderungen an den Buchungen führen zu Stornobuchungen.

Wird ein Buchungsjahr abgeschlossen, ist es für die weitere Bearbeitung gesperrt, d. h. es können keine neuen Buchungen mehr erfasst und auch keine Änderungen vorgenommen werden. Weiterhin möglich sind allerdings Auswertungen, Ausdruck und Export der vorliegenden Daten.

Der Abschluss eines Buchungsjahres kann nicht mehr rückgängig gemacht werden.

Erstellen Sie ein Duplikat des Mandanten, bevor Sie ein Buchungsjahr abschliessen. So können Sie auf die Kopie des Mandanten zurückgreifen, falls es doch noch zu Änderungen kommen sollte.

Sie können die Daten aus einem abgeschlossenen Jahr auch exportieren und in einen anderen Mandanten importieren oder in einem anderen Programm benutzen (z. B. Excel).

Buchungsjahr abschliessen

Gehen Sie folgendermassen vor, um ein Buchungsjahr abzuschliessen:

  1. Öffnen Sie das Fenster „Buchungsjahre" im Menü „Erfassen".
  2. Aktivieren Sie das gewünschte Buchungsjahr in der Liste (Doppelklick).
  3. Wählen Sie den Befehl „Jahr abschliessen" (Menü „Extra").
  4. Bestätigen Sie die Meldung mit „OK", wird das Jahr abgeschlossen und kursiv geschrieben.

Gewinn verbuchen und Eröffnungsbilanz ausgleichen

Bevor Sie ein Buchungsjahr abschliessen können, muss die Eröffnungsbilanz ausgeglichen sein, d. h. der Gewinn muss 0.00 CHF betragen. Um die Eröffnungsbilanz auszugleichen, gibt es drei Vorgehensweisen:

Gewinn/Verlust am Ende des Vorjahres ausbuchen

Sie müssen eine Buchung am 31.12.xx erzeugen, die den Gewinn bzw. Verlust aus der Bilanz ausgleicht. Legen Sie dazu ein Passivkonto „Gewinnvortrag/Verlustvortrag" an. Kontrollieren Sie im Fenster „Kontostruktur", ob dieses Konto am richtigen Ort ist. Als Gegenkonto können Sie ein Erfolgskonto oder ein Abschlusskonto verwenden.

Die Abschlusskonti erscheinen weder in der Bilanz noch in der Erfolgsrechnung.

Eröffnungssaldi am Anfang des neuen Buchungsjahres anpassen

Bei einem Jahreswechsel können die Schlusssaldi des Vorjahres automatisch übernommen werden (Aktualisieren). Wechseln Sie von einem Buchungsjahr auf das nächste, erscheint eine Meldung, in der Sie gefragt werden, ob die Eröffnungssaldi des neuen Buchungsjahres entsprechend aktualisiert werden sollen.

Haben Sie den Gewinn bzw. Verlust am Ende des Vorjahres nicht ausgebucht, erscheint nach einem Jahreswechsel im Fenster „Eröffnungsbilanz" ein Gewinn bzw. Verlust. Dieser Wert muss ausgeglichen werden. Sie können dies entweder mit Hilfe des Befehls „Gewinn verbuchen" oder durch manuelle Anpassung der Startsaldi im Fenster „Konti" erreichen.

Gehen Sie folgendermassen vor, um die Startsaldi manuell anzupassen:

  1. Notieren Sie sich den Betrag.
  2. Wählen bzw. erfassen Sie im Fenster „Konti" ein Konto, mit dessen Hilfe die Eröffnungsbilanz ausgeglichen werden soll (z. B. „Gewinn-/Verlustvortrag").
  3. Geben Sie den Gewinn- bzw. Verlustbetrag in diesem Konto als Eröffnungssaldo (E-Saldo) ein.
  4. Kontrollieren Sie, dass im Fenster „Bilanz" mit der Zeitspanne „Eröffnung" ein Gewinn von „0.00 CHF" angezeigt wird.

Eröffnungsbuchung anlegen

Statt die Eröffnungssaldi anzupassen, können Sie auch eine Eröffnungsbuchung anlegen.

Gehen Sie folgendermassen vor, um eine Eröffnungsbuchung zu erfassen:

  1. Geben Sie im Fenster „Buchungen" die Eröffnungsbuchung ein.
  2. Die Konti sind die gleichen wie bei „Gewinn/Verlust am Ende des Vorjahres ausbuchen" (siehe oben). Einzig das Buchungsdatum ist nicht der „31.12.xx", sondern „1.1.yy".
  3. Speichern Sie die Buchung und doppelklicken Sie diese erneut.
  4. Wählen Sie im Menü „Extra" den Befehl „Umwandeln in Eröffnungsbuchung".
  5. Die normale Buchung wird in eine Eröffnungsbuchung umgewandelt und wird von nun an in der Eröffnungsbilanz mitgerechnet.

Wollen Sie Eröffnungsbuchungen wieder in Buchungen (Sachbuchung) zurückverwandeln, müssen Sie diese aktivieren und wieder den Befehl „Eröffnungsbuchung" wählen. Das Buchungssymbol ändert sich in eine normale Buchung.