¶Aufbau der Fenster

LoopsFinanz verfügt über zahlreiche Funktionen, die das Erfassen und Auswerten von Daten wesentlich erleichtern und effizienter machen. Dazu gehören vorhandene Techniken wie «Hyperlinks» oder «Multiline Drag & Drop», aber auch speziell für LoopsFinanz entwickelte Systeme wie der «Assistent» und das Plus- und Speichersymbol (Plus/Häkchen).

Grundsätzlich werden alle in LoopsFinanz vorkommenden Einträge erst erfasst und zu einem späteren Zeitpunkt ausgewertet. Entsprechend kennt das Programm hauptsächlich zwei unterschiedliche Fenstertypen: einen für das Erfassen von Buchungen, Konti, Kostenstellen usw., den anderen für das Auswerten (Journal, Bilanz, Erfolgsrechnung etc.). Die Erfassungsfenster werden im Menü «Erfassen» aufgerufen, die Auswertungsfenster im Menü «Auswerten».

Fast alle Fenster von LoopsFinanz sind in fünf Bereiche aufgegliedert:

1. Infoleiste
2. (a) Erfassungsbereich oder (b) Filterbereich
3. Infobereich
4. Navigation
5. Liste

Allerdings enthalten nicht alle Fenster sämtliche Bereiche. So fehlt etwa der «Infobereich» im Fenster «MWST-Sätze». Die Funktionalität der verbleibenden Bereiche wird dadurch aber nicht beeinflusst.

¶Infoleiste

Fast alle Fenster in LoopsFinanz verfügen über eine Infoleiste, die bis zu drei Informationen anzeigen kann:

In der Mitte sehen Sie, welchen Mandanten Sie aktuell geöffnet haben (Information «Mandant-Name» aus Fenster «Mandant-Info» im Menü «Erfassen»). Links sehen Sie die Anzahl Buchungen bzw. die Anzahl gefundener Buchungen in einem Auswertungsfenster und rechts ist das aktuelle Buchungsjahr sichtbar.

¶Erfassungsbereich

Alle Erfassungsfenster verfügen über einen Erfassungsbereich. Hier werden die Einträge (Buchungen, Kontoinformationen, MWST-Sätze etc.) erfasst und bearbeitet. Sie tippen die Daten entweder ein oder übernehmen sie aus der Liste bzw. vom Assistenten. Durch Drücken der Tabulator-, Zeilenschalter- oder Eingabetaste gelangen Sie jeweils in das nächste Feld. Drücken Sie zusätzlich die Umschalttaste, hüpft die Einfügemarke wieder ein Feld zurück. Haben Sie einen Eintrag erfasst und durch das Drücken des Speichersymbols «Häkchen» oder der Tastenkombination Befehlstaste-Eingabetaste abgeschlossen, wird der Eintrag gesichert und in die Liste übertragen.

1. Buchung und Sammelbuchung – Im Bereich «Buchung» erfassen Sie normale Buchungen und im Bereich «Sammelbuchungen» können Sie eine erfasste Sammelbuchung kontrollieren. Sammelbuchungen sind eine Zusammenfassung von Einzelbuchungen und können jederzeit umgewandelt werden. LoopsFinanz unterscheidet zwischen «Sachbuchungen» – alle Buchungen aus dem Fenster «Buchungen» – und weiteren Buchungsarten (Debitorenbuchungen, Kreditorenbuchungen, Anlagebuchungen etc.). In vielen Auswertungen kann spezifisch nach diesen Buchungsarten gesucht werden. Alle Buchungen landen schlussendlich im Fenster «Buchungen» und sind zu erkennen an den verschiedenen Icons in der Spalte «Typ».
2. Eingabefelder – In diese Felder können Sie Daten eintippen und bearbeiten. Welche Felder angezeigt werden, hängt davon ab, was für einen Eintrag Sie gerade bearbeiten. Kostenstellen- und Fremdwährungsfelder erscheinen z.B. nur, wenn Sie entsprechende Buchungen erfassen und die Pro-Version haben.

Sobald Sie mit der Einfügemarke ins nächste Feld springen, führt LoopsFinanz eine Plausibilitätskontrolle durch. So wird etwa ein nicht existierendes Datum, ein nicht vorhandenes Konto oder ein unmöglicher Betrag als falsch erkannt. Es erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.

3. Assistent-Hilfe – Eine Besonderheit von LoopsFinanz ist, dass in vielen Feldern der Assistent bei der Eingabe hilft. Je nachdem, in welchem Feld Sie sich befinden, zeigt der Assistent die Möglichkeiten an und Sie können den gewünschten Eintrag auswählen.
4. Speichern – Sobald alle notwendigen Angaben für die Erfassung eines Eintrags im Erfassungsbereich eingegeben wurden, können Sie auf das Speichersymbol (Häkchen) klicken oder die Zeilenschalter- bzw. Eingabetaste betätigen, wenn Sie in einem Feld sind, das durch eine kleine, vertikale, rote Linie markiert ist. Der Eintrag wird gesichert und in die Liste übernommen.

Ein Eintrag kann nur gesichert werden, wenn alle benötigten Angaben auch tatsächlich eingegeben wurden. Ist dies nicht der Fall, erscheint eine Fehlermeldung beim Speicherversuch. Die fehlerhaften Felder werden ggf. bereits vorher in roter Schrift angezeigt.

Falls sich der Zeiger nicht im letzten Feld der Erfassungsmaske befindet, können Sie den Speichervorgang auch mit einer Tastenkombination auslösen: cmd + Eingabetaste (Mac), ctrl + Eingabetaste (Windows).

¶Filterbereich

Alle Auswertungsfenster verfügen über einen Filterbereich. Hier können Sie für die gewünschten Auswertungen bestimmte Einträge ausfiltern, indem Sie die dazu benötigten Filterkriterien eingeben. Die gefundenen Einträge werden dann in der Liste angezeigt.

1. QuickFilter – Während der Eingabe in das Textfeld werden die angezeigten Daten im Listenteil sofort gefiltert und nur die übereinstimmenden Daten werden angezeigt.

Bevor Sie den QuickFilter anwenden, müssen Sie mindestens einmal auf das Filter-Symbol geklickt haben, damit Einträge im Listenteil sichtbar sind.

2. Filter-Symbol – Klicken Sie auf das Filter- bzw. Lupen-Symbol, werden alle Einträge des aktuellen Mandanten nach den von Ihnen eingegebenen Kriterien gefiltert.

Sie können den Filtervorgang auch mit einer Tastenkombination auslösen: cmd + Eingabetaste (Mac), ctrl + Eingabetaste (Windows).

3. Kriterium – Mit den Filtern können Sie nicht nur nach einem einzigen Feldeintrag suchen, sondern auch Kriterien eingeben, die mehrere Einträge umfassen, wie z.B. «Ist grösser als x» oder «Liegt zwischen x und y». Im Einblendmenü «Kriterium» können Sie alle Zeichen wählen, die zur Erstellung solcher Filterkriterien benötigt werden.

Die Option «Liegt zwischen» (bzw. «Bis») funktioniert nur mit drei Punkten «…». Unter macOS empfehlen wir die Tastenkombination: Wahltaste (alt) + Punkt.

4. Eingabefelder – Hier können Sie die Filterkriterien eingeben, nach denen das aktuelle Buchhaltungsdokument durchsucht werden soll.

Im Fenster «Kontoblatt» sehen Sie immer nur ein Kontoblatt eines Kontos.

5. Einstellungen – In einigen Auswertungsfenstern befindet sich auch noch ein Einstellungenbereich.
6. Typ – Jede Buchung hat einen bestimmten Typ. In dieser Auswahl können Sie zusätzlich nach spezifischen Buchungstypen filtern und zum Beispiel nur alle «Sachbuchungen» anzeigen lassen.

¶Infobereich

Viele Auswertungsfenster sowie das Fenster «Buchungen» enthalten einen Infobereich. Hier werden zusätzliche Informationen zu den Einträgen in der Liste angezeigt. Im Fenster «Kontoblatt» sind dies z.B. die Start- und Schlusssaldi sowie die Bewegungen von Soll und Haben. Im Fenster «Bilanz» sehen Sie im Infobereich das Total der Aktiven und Passiven sowie den Gewinn oder Verlust.

In den Auswertungsfenstern «Bilanz», «Erfolgsrechnung» und «Eröffnungsbilanz» müssen Sie nicht bis nach unten scrollen, um die Totalbeträge zu sehen. Im Infobereich sehen Sie die Totale für «Aktiven», «Passiven», «Aufwand» und «Ertrag» sowie den resultierenden «Gewinn» oder «Verlust».

¶Navigation

Im Bereich zwischen Infobereich und Listenteil finden Sie vier Knöpfe für die Navigation im Fenster. Die Knöpfe sind nicht in allen Fenstern verfügbar.

• Klicken Sie auf das Plus-Zeichen, erstellen Sie einen neuen Eintrag.
• Klicken Sie auf das Häkchen, dann speichern Sie den aktuellen Eintrag im Fenster (Speichersymbol).
• Durch Klicken auf die Pfeil-Symbole wandern Sie im aktuellen Fenster von einem Eintrag zum nächsten. Es werden keine Daten verändert!

Einen neuen Eintrag erzeugen Sie auch durch Drücken der Tastenkombination Befehlstaste-N (Mac), ctrl-N (Windows) für das aktuell offene Fenster. In Auswertungsfenstern können Sie keine neuen Einträge erzeugen.

Ein Eintrag wird auch gespeichert, wenn Sie im letzten Feld der Eingabemaske auf die Eingabe- oder Zeilenschaltertaste drücken (Feld mit rotem Strich).

¶Liste

Die Liste enthält alle in einem Fenster erfassten bzw. gefilterten Einträge. Sie besteht aus einem Listenkopf sowie der Liste selbst.

1. Listenkopf – In diesem Bereich werden die Namen der Spalten angezeigt, die in der Liste sichtbar sind. Sie können selbst bestimmen, welche Spalten angezeigt werden sollen. Auch die Spaltenbreiten lassen sich direkt mit der Maus verändern.
2. Liste – Hier werden alle bisher erfassten Einträge angezeigt. Klicken Sie auf einen oder mehrere Einträge, werden diese aktiviert. Wollen Sie einen Eintrag bearbeiten, müssen Sie ihn mit einem Doppelklick oder per Drag & Drop in den Erfassungsbereich übertragen. In der Liste selbst können die Einträge nicht editiert werden.

Halten Sie beim Aktivieren von Einträgen die Taste cmd (Mac) bzw. ctrl (Windows) gedrückt, können Sie auch einzelne Einträge aktivieren und deaktivieren, die nicht aufeinander folgen.

Sie können Einträge duplizieren, indem Sie bei gedrückter Wahltaste auf den gewünschten Eintrag doppelklicken bzw. den Eintrag per Drag & Drop in den Erfassungsbereich bewegen.

Sie können Einträge auch löschen, indem Sie den oder die Einträge in der Liste aktivieren und die Tastenkombination cmd + Rückschritttaste (Mac) bzw. ctrl + Rückschritttaste (Windows) drücken.