Kontostruktur erfassen

Die Kontostruktur definiert den Kontenrahmen Ihres Mandanten. Welche Konti Ihres Mandanten Bilanz-, Erfolgs- oder Abschlusskonti sein sollen, bestimmen Sie im Fenster „Kontostruktur" (Menü „Erfassen" --> Befehl „Kontostruktur"). Es empfiehlt sich, die Kontostruktur sorgfältig und genau aufzubauen, bevor irgendwelche Stammdaten erfasst werden.

In LoopsFinanz Pro werden die Sammelkonti im Fenster „Kontostruktur" angelegt durch die Definition mit „Art". Bitte lesen Sie mehr im Kapitel „Wie erfasse ich ein Sammelkonto?".

Wenn nach der Definition der Kontostruktur die Konti eingegeben werden, weiss LoopsFinanz, welche Konti in welche Kontogruppen gehören. Jede Kontostruktur kann nachträglich geändert, bestehende Kontogruppen können gelöscht oder neue Kontogruppen erstellt werden.

LoopsFinanz ermittelt anhand der Kontonummern-Bereiche (Bsp. „1000...1999"), welche Konti in welche Kontogruppe gehören. Konti können auch per Drag & Drop in die gewünschte Kontogruppe plaziert werden. Mit den Bereichen und dem Befehl „Konti einräumen" (Menü „Extra") ist aber ein exakteres Arbeiten gewährleistet, und auch die Einordnung von nachträglich eingegebenen Konti erfolgt automatisch.

Mit dem Befehl „Daten von" (Menü „Ablage" --> Untermenü „Übernehmen") können auch vordefinierte Kontostrukturen, zum Beispiel aus den Standardstammdaten oder einem anderen, bereits bestehenden Mandanten, übernommen werden. In LoopsFinanz haben Sie die Möglichkeit, Ihre Konti in nahezu beliebig vielen Kontogruppen zusammenzufassen. Im Fenster „Kontostruktur" kann ein bis zu 50-stufiger Kontenrahmen definiert werden. Auch die Listendarstellungen der Eröffnungsbilanz, Bilanz und Erfolgsrechnung stützen sich auf die Kontostruktur(en).

Konti, die in der Kontogruppe „Abschlusskonti" oder in keiner Kontogruppe abgelegt sind, werden in der Eröffnungsbilanz, Bilanz und Erfolgsrechnung nicht angezeigt.

Ein Kontonummern-Bereich muss mit drei Punkten definiert werden „..." (Mac-Tastenkürzel: Wahltaste+Punkt). Ein Strich ist ein Kontonummern-Bestandteil (Bsp. 1000-1, 1000-2 etc.) und keine Bereichsdefinition!

Kontogruppen erfassen und Konti einräumen

Wollen Sie eine neue Kontogruppe erfassen, gehen Sie folgendermassen vor:

  1. Wählen Sie im Menü „Bearbeiten" den Befehl „Neue Kontogruppe" und geben Sie im Erfassungsbereich die gewünschten Daten ein. Bestimmen Sie auch, um welche Art von Kontogruppe es sich handelt.

Ein Bereich (Konti, Zeitspanne etc.) wird in LoopsFinanz immer mit drei Punkten definiert (Ein Zeichen als Mac-Tastenkürzel: Wahltaste+Punkt). Sie dürfen auch drei einzelne Punkte schreiben. Anhand des Bereiches werden alle neuen Konti automatisch in der Kontogruppe abgelegt bzw. nachträglich mit Hilfe des Befehls „Konti einräumen" im Menü „Extra" eingeräumt.

Sie können das Feld „Bereich" auch leer lassen. In diesem Fall müssen Sie aber alle Konti von Hand in die Kontogruppe verschieben.

  1. Anschliessend müssen Sie den Ordner der neuen Kontogruppe manuell am gewünschten Ort ablegen. (Ansonsten werden neue Kontogruppen immer an oberster Stelle des Bilanzkonti-, Erfolgskonti- oder Abschlusskonti-Ordners abgelegt).
  2. Haben Sie bereits Konti erfasst, müssen diese noch der Kontogruppe zugewiesen werden. Dazu aktivieren Sie in der Liste die gewünschten Konti oder aktivieren den gewünschten Ordner und wählen den Befehl „Konti einräumen" (Menü „Extra"). Sie können die Konti auch manuell einräumen, indem Sie sie packen und auf das Ordnersymbol der gewünschten Kontogruppe bzw. in die Gruppe an den gewünschten Ort bewegen.

Erfassungsfenster „Kontostruktur"

Sobald Sie den Befehl „Kontostruktur" wählen, erscheint das Fenster „Kontostruktur". In diesem Fenster können Sie Kontogruppen erfassen und bearbeiten sowie Konti in Kontogruppen einräumen.

Folgende Felder finden Sie im Fenster „Kontostruktur":

  1. Nummer -- Hier können Sie für die Kontogruppe eine Nummer erfassen. Die Nummer kann aber nicht für Buchungen verwendet werden und die Kontostruktur wird nicht automatisch nach dieser Nummer sortiert.
  2. Bezeichnung -- Hier können Sie die Bezeichnung für die Kontogruppe eingeben. Sie kann bis zu 128 Zeichen enthalten. Wir empfehlen Ihnen, in diesem Feld die Nummer und Bezeichnung zu erfassen, oder gar keine Nummer zu erfassen.

Ändern Sie eine Kontogruppenbezeichnung, wirkt sich das auf alle Buchungsjahre des gesamten Mandanten aus, auch auf bereits abgeschlossene.

Sie können mehrere Kontostrukturen anlegen. Wenn Sie für jedes Jahr eine eigene Kontostruktur haben möchten, so können Sie eine bestehende duplizieren, umbenennen und anschliessend ändern.

  1. Art -- Hier können Sie bestimmen, um welche Art von Kontogruppe es sich handelt. Sie können wählen zwischen Aktiv-, Passiv-, Aufwands-, Ertrags-, Abschluss- oder Sammelkonto. Die neue Kontogruppe wird automatisch in der entsprechenden Ober-Kontogruppe „Alle Bilanzkonti", „Alle Erfolgskonti" oder „Abschlusskonti" eingeräumt. Anschliessend müssen Sie den Ordner der neuen Kontogruppe manuell am gewünschten Ort ablegen.
  2. Bereich -- Hier können Sie der Kontogruppe bis zu drei Bereiche von Konti zuweisen. Ordnen Sie einer Kontogruppe z. B. den Bereich „1000...1999" zu, dann werden alle Konti, deren Nummern innerhalb dieses Bereichs liegen, der Kontogruppe zugeordnet. Dazu müssen Sie allerdings zuerst den Befehl „Konti einräumen" wählen. Später erzeugte Konti, deren Nummern im Bereich einer Kontogruppe liegen, werden dieser automatisch zugeordnet.

Die Konti werden immer der Kontogruppe eines Kontibereichs zugeordnet, die sich in der Hierarchie der Kontostruktur am weitesten unten befindet. Das Konto „2110" wird z. B. automatisch in die Untergruppe „Eigenkapital" mit dem Bereich „2100...2199" abgelegt, die sich in der Obergruppe „Passiven" mit dem Bereich „2000...2999" und der Hauptgruppe „Alle Bilanzkonti" mit dem Bereich „1000...2999" befindet.

Unterhalb der Felder haben Sie noch Optionsmöglichkeiten. Die Optionen beziehen sich immer auf eine Kontogruppe und für die Darstellung der Auswertungen „Bilanz", „Erfolgsrechnung" und „Kostenstellen-ER":

  • Strich über die Summe -- Aktivieren Sie diese Option, wird ein Strich über das Total der Kontogruppe gezeichnet.
  • Doppelstrich unter die Summe -- Aktivieren Sie diese Option, wird ein Doppelstrich unter das Total gezeichnet.
  • Schriftart in Fett -- Aktivieren Sie diese Option, wird der Titel und das Total fett geschrieben. Beispiel „Ertrag" zu Beginn der Kontogruppe und am Ende „Total Ertrag".
  • Seitenumbruch Summe -- Aktivieren Sie diese Option, wird nach dem Total auf der nächsten Seite weiter gedruckt.