¶Lohnjahre und Lohnabzüge

¶Das Menü Erfassen

Bevor Sie anfangen können Löhne zu zahlen, müssen Sie zuerst die Stammdaten wie Lohnabzüge, Lohnarten und Basen erfassen. Diese Stammdaten können in die entsprechenden Erfassungsfenster eingegeben und später auch dort bearbeitet werden. Wenn Sie einen neuen Mandanten anlegen, dann sind bereits Vorgabe-Stammdaten in den Fenstern vorhanden.

Tipp: Stammdaten (Lohnarten, Lohnabzüge, Basen) können nur dann bearbeitet oder gelöscht werden, wenn diese noch nicht in einer Lohnliste benutzt wurden.

Das Menü „Erfassen" ist in drei Bereiche aufgeteilt:

• Löhne, bestehend aus „Lohnlisten", „Zahlungsaufträge", „Mitarbeiter" und „Anstellungen".
• Firma, bestehend aus „Firma/Standorte" und „Zahlungsarten".
• Stammdaten, bestehend aus „Basen", „Lohnarten", „Lohnabzüge", „Lohnjahre" und „Layouts".

Die meisten Fenster, die über das Menü „Erfassen" geöffnet werden, dienen dem Erfassen der grundlegenden Daten der Firma, aller Mitarbeiter (Personalangaben, AHV-Nummer, Lohn, Kinder etc.) und der Vorgaben für Abzüge (AHV, ALV, NBUV, BVG). Diese Daten werden in der Regel einmal eingegeben und müssen dann nur noch in seltenen Fällen bearbeitet werden (z. B. bei Lohnerhöhungen, Kündigungen, Änderung der Sozialgesetzgebung o. ä.).

Für den regelmässigen monatlichen Gebrauch wichtig sind lediglich die Fenster „Lohnlisten" und „Zahlungsaufträge", mit denen Sie die Löhne und Abzüge der einzelnen Mitarbeiter zusammenstellen, überprüfen und bearbeiten bzw. die Bezahlung der Löhne in Auftrag geben können.

Von den Erfassungsfenstern aus lassen sich ausserdem diverse Übersichten ausdrucken, die teilweise von der Suva vorgeschrieben werden. Dazu gehören u. a. der Firmenstamm, der Personalstamm jedes einzelnen Mitarbeiters oder Buchungsbelege über die monatlichen Lohnbuchungen, aber auch Aufstellungen aller Lohnarten oder Lohnabzüge.

Mit dem Pluszeichen erzeugen Sie neue Einträge in Listen oder Textfeldern. Aktivieren Sie dazu mit einem Klick den gewünschten Bereich oder klicken Sie in das gewünschte Textfeld. Klicken Sie dann auf das Pluszeichen. Sie können statt dessen auch den Befehl „Neuer Eintrag" (Menü „Ablage" wählen).

Tipp: Manche Fenster, wie z. B. „Lohnarten" oder „Basen" verfügen über mehrere Bereiche. Achten Sie darauf, dass immer in dem Bereich, der gerade aktiviert ist, ein neuer Eintrag erzeugt wird.

In einigen Fenstern befinden sich rechts unter dem Eingabebereich Pfeile. Mit diesen können Sie in dem Fenster zwischen den einzelnen Datensätzen hin und her blättern.

¶Lohnjahre

Wenn Sie LoopsLohn zum ersten Mal starten und einen neuen Mandanten erstellen, erscheint sofort das Fenster „Lohnjahre", denn ohne ein Lohnjahr können Sie keine Löhne zahlen. Das Fenster „Lohnjahre" können Sie auch im Menü „Erfassen" öffnen. LoopsLohn zeigt hier als Vorgabe das laufende Jahr. Sie können diesen Wert jedoch ändern, wenn Sie z. B. noch die Lohnbuchhaltung für das letzte Jahr mit LoopsLohn erledigen wollen. Geben Sie dazu das gewünschte Jahr in das Textfeld „Jahr" ein.

Tipp: Überprüfen Sie, ob alle Abzüge richtig eingegeben sind, bevor Sie für das neue Jahr die erste Lohnzahlung in der Lohnliste vornehmen. Änderungen an Abzügen (z. B. Erhöhung der AHV-Beitragssätze) lassen sich nur zu Beginn eines neuen Jahres vornehmen. Während eines laufenden Jahres ist dies nicht mehr möglich, sobald die erste Zahlung erzeugt wurde.

Um ein neues Lohnjahr zu definieren, gehen Sie folgendermassen vor:

1. Klicken Sie in das Textfeld „Jahr" und klicken Sie dann auf das Pluszeichen.
2. Schreiben Sie die gewünschte Jahreszahl in das Textfeld.
3. Klicken Sie auf das Häkchen, um das Jahr zu sichern.

Wollen Sie Daten aus einem anderen Jahr bearbeiten, aktivieren Sie das gewünschte Jahr, in dem Sie in der Liste in die Spalte „Aktiv" klicken. Neben dem gerade aktiven Jahr wird dort ein Punkt angezeigt.

¶Wie berechnet LoopsLohn die Lohnabzüge?

Dies ist das wichtigste Fenster in LoopsLohn, denn basierend auf diesen Angaben werden die Abzüge für die bezahlten Löhne automatisch berechnet. Im Fenster „Lohnabzüge" (Menü „Erfassen", Befehl „Lohnabzüge") legen Sie fest, welche Abzüge von den Löhnen der Mitarbeiter regelmässig monatlich vorgenommen werden. Es handelt sich dabei um Vorgaben, die bei den einzelnen Mitarbeitern im Fenster „Lohnlisten" noch bearbeitet und erweitert werden können.

Das Fenster ist in zwei Bereiche aufgeteilt. Im Bereich „Abzugsart" bestimmen Sie, welche Art von Abzug vorgenommen wird (z. B. AHV, ALV, NBUV), im Bereich „Abzugseinstellungen" wird eingegeben, wieviel und unter welchen Voraussetzungen abgezogen werden soll.

Tipp: Überprüfen Sie, ob alle Abzüge richtig eingegeben sind, bevor Sie die erste Lohnzahlung in der Lohnliste vornehmen. Änderungen an Abzügen (z. B. Erhöhung der AHV-Beitragssätze) lassen sich nur zu Beginn eines neuen Jahres vornehmen. Während eines laufenden Jahres ist dies nicht mehr möglich, sobald die erste Zahlung erzeugt wurde. Wollen Sie neue Abzüge hinzufügen oder einen Abzug löschen, müssen Sie einen neuen Mandanten erzeugen.

Alle Lohnabzüge und Lohnarten werden mit Basen verknüpft, damit LoopsLohn die Höhe der Abzüge berechnen kann. Basen kann man sich bildlich als „Töpfe" vorstellen: Lohnarten und Lohnabzüge werden zugewiesen und die Summe der anfallenden Löhne der entsprechenden „Töpfe" (Basen) wird dann zur Berechnung der Abzüge verwendet.

Es gibt zwei Vorteile bei dieser Vorgehensweise:

1. Lohnarten flexibel: Sie können beliebig viele Lohnarten einer Basis zuweisen und so genau bestimmen, welche Lohnart zur Berechnung welchen Lohnabzugs benutzt werden soll.
2. Lohnabzüge flexibel: In den Lohnabzügen haben Sie dann noch die Möglichkeit, die Lohnabzugsberechnung nach Alter und Geschlecht zu steuern (Bsp. AHV), oder mit individuellen Prozentsätzen (Bsp. NBUV, Bereich „Abzugseinstellungen").

Bereits bei der Erstellung eines neuen LoopsLohn-Mandanten erhalten Sie einen vordefinierten Satz von Lohnarten und Lohnabzügen, welche bereits mit den Basen korrekt verknüpft sind. Sie können natürlich neue Lohnarten, Lohnabzüge und Basen erzeugen, aber Sie sollten stets wissen, was Sie da ändern, denn ansonsten werden die Löhne falsch berechnet.

Tipp: Wenn Sie unsicher sind, ob eine von Ihnen definierte Lohnart oder Lohnabzug wirklich richtig sind, dann testen Sie es einfach: Erzeugen Sie eine Lohnliste, speichern Sie diese und kontrollieren Sie dann die berechneten Abzüge. Sollte etwas nicht stimmen, können Sie die Lohnliste wieder löschen und die Stammdaten anpassen.

Tipp: LoopsLohn berechnet die Abzüge fortlaufend, das heisst, auch alle Vormonate werden in den meisten Fällen in die Berechnung mit einbezogen (Bsp. ALV). Wenn Sie bereits zu Beginn des Lohnjahres einen Fehler machen in den Stammdaten, müssen Sie ggf. alle Lohnlisten löschen und noch einmal von vorne beginnen. Bitte rufen Sie uns an, wenn Sie Fragen dazu haben!

¶Fenster Lohnabzüge, Bereich Abzugsart

In diesem Bereich definieren Sie, welche Abzüge von den Löhnen Ihrer Mitarbeiter gemacht werden. Dazu gehören z. B. AHV/IV/EO, ALV, NBUV etc. Ausserdem geben Sie ein, auf welcher Basis jede Abzugsart beruht (d. h. welche Lohnarten die Grundlage für die Berechnung des Abzugs bilden), welche Versicherungsnummer Ihre Firma bei der jeweiligen Institution hat, an die der Abzug bezahlt wird, und auf welchem Buchhaltungskonto jede Art von Abzug verbucht wird.

Im Lieferumfang von LoopsLohn befindet sich schon ein vordefinierter Satz von Abzugsarten, der aber noch von Ihnen ergänzt werden muss (Mitgliedsnummern, Fibu-Konti).

Um eine neue Abzugsart einzugeben, gehen Sie folgendermassen vor:

1. Klicken Sie auf das Pluszeichen in der linken unteren Ecke des Erfassungsbereichs.
2. Geben Sie die erforderlichen Daten in die Textfelder ein.
3. Sichern Sie Ihre Eingaben, indem Sie auf das Häkchen klicken.
4. Wollen Sie eine Abzugsart löschen, aktivieren Sie diese unten in der Liste und wählen Sie im Menü „Bearbeiten" den Befehl „Eintrag löschen".

Tipp: Ein Lohnabzug kann nicht gelöscht oder geändert werden, wenn er einmal in einer Lohnliste benutzt wurde.

Tipp: Im Bereich „Abzugseinstellungen" können neue Abzugsdefinitionen erstellt werden, auch wenn bestehende bereits benutzt worden sind. Beispiel: Der Krankentaggeldabzug ändert sich während des Jahres.

¶Bereich Abzugseinstellungen

Im Bereich „Abzugseinstellungen" bestimmen Sie, wie hoch die Abzüge von den Mitarbeiterlöhnen sein sollen und unter welchen Voraussetzungen diese Abzüge vorgenommen werden sollen. Die Beitragshöhe von AHV/IV/EO und ALV ist gesetzlich vorgeschrieben. Die Prämien an die NBUV und die Pensionskasse werden von den jeweiligen Versicherungen festgelegt.

Tipp: Mit LoopsLohn werden die gerade gültigen Zahlen von AHV/IV/EO und ALV mitgeliefert. Sie sollten diese immer am Jahresanfang überprüfen und an allfällige gesetzliche Änderungen anpassen.

Um neue Abzugseinstellungen einzugeben, gehen Sie folgendermassen vor:

1. Klicken Sie auf die obere Liste „Abzugseinstellungen von ...", um diese zu aktivieren.

2. Klicken Sie auf das Pluszeichen in der linken unteren Ecke des Erfassungsbereichs.

3. Die Einstellungen nehmen Sie direkt in der oberen Liste vor. Sie haben dort folgende Optionen:

   Arbeitgeberbeitrag und Arbeitnehmerabzug -- Hier geben Sie ein, wieviel Prozent jeweils von Arbeitgeber und Mitarbeiter bezahlt werden. Die Anteile sind jeweils gesetzlich festgelegt. Der Prozentsatz wird von der Basis (der Summe der Lohnarten) abgezogen, die der Abzugsart zugeordnet ist.

   Freibetrag -- Einige Abzüge werden erst nach Subtraktion eines Freibetrags vom Lohn vorgenommen. Sie können diesen Freibetrag hier eingeben.

   Pflichtig ab M/F und Pflichtig bis M/F -- Bei bestimmten Abzügen gibt es Altersgrenzen, die sich je nach Geschlecht des Mitarbeiters unterscheiden können (z. B. AHV, Pensionskasse). Hier können Sie eintragen ab und bis zu welchem Alter Männer (M) und Frauen (F) diese Abzüge bezahlen müssen. Die Angaben sind jahresbezogen: Wird jemand am 20.6.14, 18 Jahre alt, so gilt dieser Abzug für das ganze Jahr 2014.

   Code -- Hier können Sie Codes eingeben, um verschiedene Arten von Abzügen innerhalb einer Abzugsart zu unterscheiden. So verlangt z. B. die Suva für die NBUV, dass eine Firma, in der Mitarbeiter verschieden hohen Risiken ausgesetzt sind, verschiedene Betriebsteile festlegt. Für jeden Betriebsteil gibt es, je nach Höhe der Risiken, eine andere Art Versicherung. Jeder Betriebsteil wird für die Lohnbuchhaltung mit einem eigenen Buchstabencode versehen. Die Zuordnung der Codes bleibt dem Arbeitgeber überlassen. Die Codes erscheinen dann auf den Auswertungen.

   In der Regel benötigen Sie solche Codes nur für die Suva. Sie können aber z. B. auch Codes einsetzen, wenn Mitarbeiter bei unterschiedlichen Pensionskassen oder Krankenkassen versichert sind.

4. Sichern Sie Ihre Eingaben, indem Sie auf das Häkchen klicken.

¶Vorgaben: AHV/IV/EO

Die Beiträge an AHV/IV/EO beruhen auf der Basis AHV. Sie werden zusammen abgerechnet und verbucht. Deshalb ist im Folgenden abgekürzt von AHV die Rede. Die besonderen Regeln für AHV-Bezüger und Lehrlinge unter 18 Jahren sind bereits vorgesehen.

• AHV muss von allen in der Schweiz erwerbstätigen Personen bezahlt werden, die über 18 Jahre alt sind. Die Beitragspflicht beginnt mit dem Kalenderjahr, das dem 18. Geburtstag eines Mitarbeiters folgt. Sie endet mit Aufgabe der Erwerbstätigkeit, d. h. auch Mitarbeiter, die das Rentenalter bereits erreicht haben, müssen AHV-Beiträge bezahlen.
• Arbeitgeber und Arbeitnehmer tragen die Beiträge je zur Hälfte.
• Für Mitarbeiter, die über 64 (Frauen) bzw. 65 (Männer) Jahre alt sind, wird ein Freibetrag vom Lohn abgezogen.
• Bestimmte Lohnarten wie z. B. Vorsorgeleistungen des Arbeitgebers, Taggelder von bestimmten Versicherungen, Familienzulagen, Weiterbildungskosten, Reisespesen u. a. gehören nicht zum AHV-Lohn. Beim von LoopsLohn mitgelieferten Lohnartenstamm ist dies bereits berücksichtigt.

Die genaue Höhe der Beitragssätze unterliegt gesetzlichen Änderungen und muss bei den zuständigen Behörden erfragt werden.

¶Vorgaben: Arbeitslosenversicherung (ALV)

Die Beiträge an die Arbeitslosenversicherung beruhen auf der Basis ALV.

• ALV-beitragspflichtig sind alle erwerbstätigen Personen, die auch AHV-Beiträge bezahlen müssen. Im Gegensatz zur AHV müssen jedoch Mitarbeiter, die über 64 (Frauen) bzw. 65 (Männer) Jahre alt sind, keine ALV-Beiträge mehr bezahlen.
• Die Beiträge an die ALV werden nur bis zu einem bestimmten Höchstbetrag des versicherten Verdienstes berechnet.
• Arbeitgeber und Arbeitnehmer tragen die Beiträge je zur Hälfte. Die genaue Höhe der Beitragssätze und des Höchstlohnes unterliegen gesetzlichen Änderungen und müssen bei den zuständigen Behörden erfragt werden.

¶Vorgaben: Berufliche Vorsorge (Pensionskasse)

Die berufliche Vorsorge (BVG), auch Pensionskasse oder 2. Säule genannt, ist eine ergänzende Alters-, Invaliden- und Todesfallversicherung zur AHV. Die Beiträge an die Pensionskasse beruhen auf der Basis „PK".

Tipp: Pensionskassenabrechnungen sind kompliziert und unterliegen ständigen Änderungen. Wir empfehlen deshalb, hier als Abzug „0%" einzutragen und statt dessen im Fenster „Anstellungen" im Bereich „Abzugsvorgaben" einen festen Betrag einzugeben, der monatlich abgezogen wird. Am Ende des Jahres können Sie dann Fehlbeträge oder Überschüsse ausgleichen.

• BVG-versicherungspflichtig sind obligatorisch alle Arbeitnehmer, deren Jahreslohn über einem bestimmten Mindestlohn und unter einem bestimmten Maximallohn liegt. Dieser Mindest- bzw. Maximallohn wird vom Bundesrat periodisch neu festgelegt. Der Arbeitgeber muss seine Mitarbeiter bei einer registrierten Vorsorgeeinrichtung versichern.
• Die Versicherungspflicht für Todesfall und Invalidität beginnt mit dem Kalenderjahr, das dem 18. Geburtstag eines Mitarbeiters folgt, die Versicherungspflicht für das Alter mit dem Kalenderjahr, das dem 25. Geburtstag eines Mitarbeiters folgt. Die BVG-Versicherungspflicht endet mit Erreichen des Rentenalters (Männer: 65 Jahre, Frauen: 64 Jahre), wenn das Arbeitsverhältnis aufgelöst oder der Mindestlohn unterschritten wird.
• Arbeitgeber und Arbeitnehmer tragen die Beiträge je zur Hälfte.
• Arbeitnehmer, deren Lohn geringer als der gesetzliche Mindestlohn bzw. höher als der gesetzliche Maximallohn ist, können sich auch freiwillig versichern.

¶Vorgaben: Unfallversicherung

Mit der gesetzlichen Unfallversicherung sollen alle Arbeitnehmer gegen die Folgen von durch Unfällen und Berufskrankheiten erlittenen Schädigungen versichert werden. Die berufliche Unfallversicherung wird vom Arbeitgeber bezahlt, die nicht-berufliche Unfallversicherung (NBUV) vom Arbeitnehmer. Die Beiträge an die nicht-berufliche Unfallversicherung beruhen auf der Basis Suva.

• NBUV-versicherungspflichtig sind alle Mitarbeiter. Teilzeitbeschäftigte, die weniger als acht Wochenstunden arbeiten, sind nicht versichert.
• Der Prozentsatz wird nur vom AHV-Lohn bis zu einer bestimmten Summe berechnet. Die Höhe dieser Summe unterliegt gesetzlichen Änderungen und muss bei den zuständigen Behörden erfragt werden.

Die Höhe der Beitragssätze ist abhängig von der jeweiligen Versicherungsanstalt (Suva oder Privatversicherung). Die mitgelieferte Vorgabe in LoopsLohn geht von den Suva-Beitragssätzen aus.

¶Lohnabzüge-Übersicht drucken

Über das Fenster „Lohnabzüge" können Sie eine Übersicht über alle Lohnabzüge ausdrucken. Diese enthält die Werte, die Sie in der Liste „Abzugseinstellungen von ..." festgelegt haben (Arbeitgeber- und Arbeitnehmerabzüge, Freibeträge, Mindest- und Höchstlöhne sowie Altersgrenzen für alle Abzüge).

Tipp: Beim Drucken müssen Sie die Option „Firmenstamm drucken" aktivieren.

Um eine solche Übersicht zu drucken, müssen Sie das Fenster „Lohnabzüge" öffnen und den Befehl „Drucken" wählen.

Passt ein Ausdruck nicht auf ein Blatt, verkleinert LoopsLohn automatisch die Spalten. Dies kann dazu führen, dass Spaltentitel verkürzt ausgedruckt werden. Um dies zu verhindern, können Sie im Fenster „Papierformat" (Mac: Menü „Ablage", Befehl „Papierformat") im Textfeld „Grösse" den Ausdruck verkleinern (z. B. auf 90%). Unter Windows ist die Skalierungsmöglichkeit abhängig vom installierten Druckertreiber.

Sie können auch die Abstände der Spalten im Ausdruck verändern, indem Sie vor dem Drucken die Spalten in der Liste auf die gewünschte Grösse einstellen.