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Aktuelle Entwicklungen & News vom Loops-Team


  1. Eine Unternehmensbuchhaltung neu starten...

    Die Buchhaltung für Unternehmen ist von entscheidender Bedeutung, um den finanziellen Überblick zu behalten und die finanzielle Gesundheit des Unternehmens zu gewährleisten. In diesem Artikel finden Sie wichtige Hinweise zur Buchhaltung, die Sie bei der Neugründung Ihres Unternehmens beachten sollten.

    Muss ich von Anfang an in meinem Startup Buch führen?

    Die Buchführungspflicht fängt ab einem Jahresumsatz von CHF 500'000.00 an (OR Art. 957). Dennoch ist es wichtig, von Anfang an eine gewisse Form der Finanzdarstellung zu praktizieren.

    Wie fange ich an?

    Der erste Schritt besteht darin, ein Buchhaltungssystem auszuwählen, das Ihren Bedürfnissen entspricht. Solange Sie am Anfang stehen, möchten Sie vielleicht die Buchhaltung selber aufbauen. Jedoch kann es sinnvoll sein, sich rechtlich abzusichern, indem Sie einen Treuhänder hinzuziehen. Besonders dann, wenn Sie noch nicht über das erforderliche Fachwissen verfügen und sich lieber auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren möchten.

    Soll ich als Jungunternehmer die Buchführung outsourcen oder selber machen?

    Für Laien oder autodidakte Buchhalter kann das betriebsinterne Rechnungswesen schnell zu einem Zeitfresser werden, wenn die Routine fehlt. Sie oder Ihre Mitarbeiter müssen Zeit investieren, um sich in finanz- und steuerrechtliche Themen einzuarbeiten. Das ist nicht nur wenig effizient, sondern bringt auch einige Gefahren mit sich. Verschwundene Belege, Buchungsfehler oder fehlende Verfahrensdokumentationen können Geldstrafen nach sich ziehen.

    Folgende Punkte sprechen für die Auslagerung der Buchführung:

    • Sie können sich auf das Kerngeschäft konzentrieren und sparen damit Zeit
    • Die Kosten einer externen Buchhaltung sind klar definiert und somit planbar
    • Sie haben einen fachlichen Partner an der Seite für Ihre finanzielle Strategie
    • Sie haben einen Ansprechpartner bei rechtlichen Fragen (Steuern, Löhne etc.)
    • Sie minimieren das Risiko von Fehlern und der daraus resultierenden Haftung

    Folgende Punkte sprechen gegen die Auslagerung der Buchführung:

    • Kontrollverlust: Sie haben Ihre Zahlen nicht jederzeit aktuell zur Hand.
    • Abhängigkeit: Beim Outsourcing besteht die Gefahr, in eine Abhängigkeit vom externen Anbietern zu geraten. Eine zu langfristige Vertragsbindung kann problematisch sein, weil bei Differenzen ein schneller und kostengünstiger Wechsel des Anbieters ggfs. nicht vollzogen werden kann. Schlechte Leistungen vom externen Dienstleister fallen auf Ihr Unternehmen zurück.
    • Verlust / keine Förderung von eigenem Know-how: Wenn Sie sich nicht selber oder einen Mitarbeiter in die Materie der Buchhaltung einarbeiten, führt das früher oder später zum Verlust von eigenem Potenzial.
    • Kommunikation: Sie müssen sich mit Ihrem Buchhalter koordinieren und absprechen. Der Ansprechpartner ist nicht im eigenen Haus und damit nicht immer erreichbar. Sie müssen einem externen Partner Einblicke in interne Abläufe und Betriebsgeheimnisse gewähren. Dabei müssen Sie besonders auf den Datenschutz, die Seriosität, die Verschwiegenheit und den professionelle Umgang zwischen Ihnen und dem Dienstleister achten.

    Häufig entsteht eine Mischung von interner Buchhaltung und externer Beratung insbesondere für die Quartals- und Jahresabschlüsse. Schlussendlich haben die interne und externe Buchhaltung Ihre Daseinsberechtigung. Am Ende müssen Sie entscheiden, worauf Sie den Fokus zuerst legen möchten und können.

    Welche Formen der Buchführung gibt es?


    Milchbüchleinrechnung - Hauptbuch manuelle Erfassung / Excel-Liste

    Für einen kleinen Betrieb reicht schon eine einfache Buchführung ("Milchbüchleinrechnung), wo Sie die Einnahmen und Ausgaben aufführen. Elektronisch können Sie das auch mit einer Excel-Tabelle übersichtlich darstellen. Diese Form der Buchführung eignet sich für Einzelunternehmen und Vereine.
    Auch mit Ihrem Jungunternehmen können Sie diese einfache Form der Buchführung nutzen, solange Sie nicht der Mehrwertsteuer unterstellt sind.

    Offenposten-Buchhaltung (Rechnungsordner)

    Die Offenposten-Buchhhaltung oder auch OP-Liste ergänzt die einfache Buchhaltung mit der Auflistung der offenen Kunden- und Lieferanten-Rechnungen. Dabei führen Sie jeweils einen Ordner für:

    • offene Lieferantenrechnungen
    • offene Kundenrechnungen
    • bezahlte Lieferantenrechnungen
    • bezahlte Kundenrechnungen

    Ist eine Rechnung bezahlt, wandert sie mit dem entsprechenden Beleg in den "Bezahlt"-Ordner. Eine Buchung findet erst statt, wenn Geld fliesst. Somit besteht die Kontrolle in der Ablage der Belege im entsprechenden Ordner. Diese muss somit sehr sorgfältig nachgeführt werden: Keine Ablage ohne entsprechenden Beleg! (OR 958c).

    "Debitoren" und "Kreditoren" sind unter dem Jahr "ruhende Konten" und werden nur am Jahresende angepasst.

    Vorteile:

    • Einfachheit: Die Offenposten-Buchhaltung ist deutlich einfacher als die doppelte Buchführung und kann auch von Laien ohne Vorkenntnisse durchgeführt werden.
    • Zeitersparnis: Durch den Verzicht auf Debitoren- und Kreditorenkonten wird Zeit und Arbeit eingespart.
    • Geringere Kosten: Die Offenposten-Buchhaltung ist kostengünstiger als die doppelte Buchführung, da keine Buchhaltungssoftware benötigt wird.

    Nachteile:

    • Geringere Genauigkeit: Die Offenposten-Buchhaltung ist weniger genau als die doppelte Buchführung, da die Zahlungskontrolle nicht automatisch erfolgt.
    • Höherer manueller Aufwand: Die Zahlungskontrolle muss manuell erfolgen, was zeitaufwändig sein kann.
    • Weniger geeignet für große Unternehmen: Die Offenposten-Buchhaltung ist nicht für große Unternehmen mit einem hohen Volumen an Rechnungen geeignet.

    OP-Buchhaltung ist geeignet für viele Kunden/Lieferanten mit wenig Bewegungen wie z.B. in Einzelunternehmen.

    (Empfohlen) Doppelte Buchführung

    Die gängigste Art der Buchhaltung, die Doppelte Buchführung, beschreibt das Prinzip, dass keine Bewegung in einem Konto ohne die entsprechende Gegenbewegung in einem anderen Konto erfolgt. So wird ein Geschäftsfall als Buchungssatz dargestellt. "Soll" bezeichnet die linke Seite des Kontos und "Haben" die rechte Seite des Kontos. Gebucht wird immer per "Soll" an "Haben". Somit haben Sie bei jedem Geschäftsfall eine Bewegung, die zwei Konten betrifft.
    Ab einem Jahresumsatz von CHF 500'000.00 wird die Doppelte Buchführung zur Pflicht.

    Doppelte Buchführung Beispiel

    Sie kaufen Waren per Rechnung und bezahlen die Rechnung per Bank
    Buchung

    Vorteile:

    • Aktuelle Vermögensauskunft: Mit der Gegenüberstellung der Vermögenswerte zur Eröffnungsbilanz können Sie zu jedem Stichtag einen Vergleich aufstellen und daraus den Erfolg für eine bestimmte Zeitspanne aufstellen. Sie erfahren, wie viel Geld Ihr Unternehmen in welchen Bereichen eingenommen und ausgegeben hat.
    • Zuätzliche Auswertungen: Dadurch dass immer zwei Konti an einem Geschäftsfall beteiligt sind, ist bei jeder Bewegung nachvollziehbar, welches Geld für welche Tätigkeit verwendet wurde. Damit können Sie weitere Auswertungen anstellen, wie zum Beispiel den Cashflow- und Liquiditätswert. Liquiditätsgrade.

    Unterschied zur Offenposten-Buchhaltung

    Es fällt auf, dass Sie bei der Offenposten-Buchhaltung nicht jede Handlung mit einem Buchungssatz dokumentieren und bei der konventionellen Buchhaltung zusätzlich mit dem Kreditor-Konto arbeiten. Das Pendant bei den Kundenrechnungen ist das Debitoren-Konto. Ab einem gewissen Umfang an Rechnungen dienen diese Konti als Kontrollinstrument, wo Sie auf den ersten Blick sehen, wie viele Rechnungen und welche Beträge noch offen und welche bereits beglichen sind.

    Welche rechtlichen Aspekte muss ich beachten?


    Umsatzsteuerpflichtig sind Sie in der Schweiz wenn Ihr Unternehmen:

    • selbstständig einer beruflichen oder gewerblichen Tätigkeit nachgeht
    • unter eigenem Namen nach aussen auftritt
    • auf die nachhaltige Erzielung von Einnahmen aus Leistungen ausgerichtet ist
    • mehr als CHF 100'000 Umsatz pro Jahr erzielt (die Rechtsform spielt dabei keine Rolle)
    • mehr als CHF 250'000 Umsatz pro Jahr erzielt (nicht gewinnorientierter Verein und gemeinnützige Institutionen)
    • Dienstleistungen und Waren aus dem Ausland von mehr als CHF 10'000 pro Jahr bezieht

    Inventar

    Grundsätzlich sind Unternehmen, die nach schweizerischem Recht zur Führung einer ordentlichen Buchführung verpflichtet sind, auch zur Durchführung einer Inventur verpflichtet. Diese Unternehmen müssen gemäss Art. 958c Abs. 2 OR zum Ende eines Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen.

    Bei der körperlichen Inventur müssen die Lagerbestände der Güter in genauer Stückzahl oder, wenn nicht möglich, als Schätzwert nachgeführt werden. Damit behalten Sie ein Auge auf Ihre Lagerbestände und können diese auch nach aussen kommunizieren. So weiss der Kunde, dass das gewünschte Produkt in ausreichender Anzahl an Lager ist.

    Die Buchinventur beinhaltet alles, was die Geschäftsfälle für Aussenstehende nachvollziehbar macht. Das beinhaltet die Aufbewahrungspflicht für Belege zum Nachweis aller Bewegungen. Gemäss OR Art. 958f Abs.1 sind Sie verpflichtet, Ihre Geschäftsunterlagen während 10 Jahren aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres.

    Pflicht für die doppelte Buchführung

    Gemäss OR Art. 9557ff. müssen Sie ab einem Jahresumsatz von CHF 500'000.00 die Doppelte Buchführung anwenden.
    Hier finden Sie die Bestimmungen zur Buchhaltungspflicht vom KMU-Portal SECO

    Kontenplan erstellen

    Wenn Sie die doppelte Buchführung anwenden, ist es ratsam, einen Kontenplan zu erstellen, der die verschiedenen Einnahmen, Ausgaben, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten Ihres Unternehmens abbildet. Ein klar strukturierter Kontenplan erleichtert die Buchführung und die Auswertung von Finanzdaten.
    Hier erfahren Sie mehr über den Schweizer KMU Kontenrahmen & Kontenplan

    Belege sammeln und organisieren

    Sammeln Sie alle Belege und Quittungen für Geschäftstransaktionen und halten Sie Ihr Ablagesystem aktuell. Dies erleichtert die Buchhaltung und stellt sicher, dass alle Transaktionen korrekt erfasst werden können.

    Tägliche Buchführung

    Führen Sie täglich oder in kurzen Abständen regelmässig Buch über alle Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens. Je aktueller die Buchführung ist, desto besser können Sie die finanzielle Situation verstehen und darauf reagieren.

    Bankkonten trennen

    Trennen Sie die persönlichen Finanzen von den Geschäftsfinanzen, indem Sie separate Bankkonten für Ihr Unternehmen eröffnen. Dies erleichtert die Buchhaltung und vermeidet Verwirrung über die finanzielle Situation.

    Regelmässige Berichte erstellen

    Erstellen Sie monatlich und quartalsweise Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Bilanzen, um einen Überblick über die finanzielle Leistung Ihres Unternehmens zu erhalten und wichtige Kennzahlen zu überwachen.

    Einzelunternehmer und Personengesellschaften, die weniger als 500’000 Franken Jahresumsatz aufweisen, sowie Stiftungen und Vereine sind von der Erstellung eines Jahresberichtes befreit (siehe Art. 957 OR). Sie können beim Finanzamt eine einfache Einnahmen- und Überschussrechnung einreichen.

    Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen und zur allgemeinen Buchführung verpflichtet sind, müssen am Ende eines Geschäftsjahres einen Jahresabschluss anfertigen. Grössere Unternehmen müssen dem Bericht zusätzlich zur Bilanz, Erfolgsrechnung und einem ausführlichen Anhang auch eine Erstellung der Geldflussrechnungen sowie einen Lagebericht hinzufügen. Zudem gilt für Unternehmen wie eine AG oder GmbH zusätzlich eine Offenlegungspflicht (gemäss der finma).

    Mit Loops anfangen und wachsen

    Unsere Finanz- und Lohnbuchhaltung ist darauf aufgebaut, dass Sie klein anfangen und an Ihre Bedürfnisse angepasst wachsen können. Sie starten das Programm und erstellen durch den Assistenten geführt einen neuen Mandanten für Ihr Unternehmen. Sie können somit als Kleinunternehmen oder grosse Aktiengesellschaft mit der für Ihr Unternehmen passende Version arbeiten.

    Wenn Sie mit Loops starten, haben Sie zudem mit dem Loops-Service-Vertrag einen Support an Ihrer Seite, der Sie besonders in der Anfangszeit individuell über die Support-Telefonnummer und auch über den TeamViewer unterstützt.

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  2. Schweizer KMU Kontenrahmen & Kontenplan

    In der Welt der Buchhaltung spielt der Kontenrahmen & Kontenplan eine entscheidende Rolle. Als strukturiertes Abbild der finanziellen Aktivitäten eines Unternehmens bieten sie eine Grundlage für die Buchhaltung.

    Die rechtliche Gesetzgebung & wie ein Schweizer KMU Kontenrahmen aufgebaut ist, erfahren Sie in diesem Artikel.

    Hier geht es zum kostenlosen Download des Schweizer Kontenrahmen KMU als PDF.

    Was ist ein Kontenrahmen KMU?

    Der Kontenrahmen legt die grundlegende Struktur und Hierarchie der Konten in einer Buchhaltung fest. Darin befindet sich eine Auflistung aller Konten, die Unternehmen bei der Buchhaltung zur Verfügung stehen und bildet somit das Grundgerüst für den Kontenplan.

    Damit Unternehmen eine einheitliche Struktur für die Buchführung erhalten, schreibt das schweizerische Rechnungslegungsrecht vor, dass Unternehmen spezifische Standards einhalten und eine transparente Kosten- und Einnahmestruktur präsentieren müssen. Diese Standards werden in Kontenrahmen wiederspiegelt. Damit bietet ein Kontenrahmen eine gemeinsame Grundlage für die Kommunikation zwischen Unternehmen, Steuerbehörden und Banken. Diese Standardisierung erleichtert zudem Unternehmen die Geschäftsvorgänge aufzuzeichnen sowie Abschlüsse & Steuererklärungen effizient zu erstellen.

    Bestimmte Sektoren wie Banken, Versicherungen und die öffentliche Verwaltung sind gesetzlich verpflichtet, spezifische Rechnungslegungsstandards zu befolgen. Hingegen müssen andere Branchen, wie beispielsweise die Gastronomie, spezifische branchenspezifische Vorgaben erfüllen.

    In der Schweiz gilt jedoch grundsätzlich der "Kontenrahmen KMU" als Standardwerk für die Erstellung von Kontenrahmen für kleine und mittlere Unternehmen.

    Was ist ein Kontenplan KMU?

    Anders als der Kontenrahmen ist der Kontenplan spezifisch für den jeweiligen Betrieb. Der Kontenrahmen bietet eine Zusammenstellung der empfohlenen Konten, während im Kontenplan die tatsächlich genutzten Konten eines Betriebs enthalten sind.
    Welche Konten ein Unternehmen nutzt, hängt einerseits von den Tätigkeiten des Betriebes ab und ist auch von der Grösse und der Rechtsform abhängig.

    Dabei gut zu wissen: Kontenpläne werden oft durch Branchen- und Berufsverbänden zur Empfehlung herausgegeben und bieten insbesondere Startups & Firmengründungen eine grosse Hilfe.

    Wie ist der Schweizer KMU Kontenrahmen aufgebaut?

    Seit dem 1. Januar 2015 sind die Unternehmen in der Schweiz verpflichtet, ihre Kontenrahmen nach dem neuen Rechnungslegungsrecht (nRLR) zu gestalten. Diese gesetzlichen Anpassungen wurden in den Schweizer Kontenrahmen KMU eingearbeitet, um die gesetzlichen Anforderungen zu gewährleisten.
    Der Schweizer KMU Kontenrahmen ist in insgesamt neun Klassen aufgeteilt. Klassen 1 und 2 sind die Bilanzkonti, während Klassen 3 bis 8 die Erfolgskonti umfasst:

    1. Aktiven
      • Umlaufvermögen: Hier werden kurzfristige Vermögenswerte wie Bargeld, Forderungen und Vorräte erfasst.
      • Anlagevermögen: Langfristige Vermögenswerte wie Gebäude, Maschinen und Fahrzeuge werden in dieser Kategorie abgebildet.
    2. Passiven
      • Kurzfristiges Fremdkapital
      • Langfristiges Fremdkapital
        • Fremdkapital: Hier werden Verbindlichkeiten gegenüber Dritten wie Darlehen und Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten erfasst.
      • Eigenkapital (juristische Personen)
      • Eigenkapital (Einzelunternehmen)
      • Eigenkapital (Personen-/ Kollektivgesellschaft)
        • Eigenkapital: Dies umfasst das Kapital, das den Eigentümern des Unternehmens gehört, einschließlich Gewinnreserven.
    3. Betriebsertrag aus Lieferungen und Leistungen
    4. Aufwand für Material, Handelswaren, Dienstleistungen und Energie
    5. Personalaufwand
    6. Übriger Betrieblicher Aufwand, Abschreibungen und Wertberichtigungen sowie Finanzergebnis
    7. Betrieblicher Nebenerfolg
    8. Betriebsfremder, außerordentlicher, einmaliger oder periodenfremder Aufwand und Erfolg
    9. Abschluss
    Hier geht es zum kostenlosen Download des Schweizer Kontenrahmen KMU als PDF.

    Kontenrahmen in LoopsFinanz

    LoopsFinanz wurde speziell für Schweizer KMU-Betriebe entwickelt. Das Programm bietet alle Funktionen einer professionellen Buchhaltungssoftware, ist aber denkbar einfach zu bedienen – die optimale Lösung sowohl für Einsteiger wie auch Profis.

    LoopsFinanz bietet flexible Kontenstrukturen für Ihre individuellen Bedürfnisse. Sie können dabei den aktuellen nRLR Schweizer KMU Kontenrahmen auswählen und Ihren KMU Kontenplan danach kinderleicht nach Ihren Bedürfnis anpassen. Wir bieten Ihnen dabei zwei Variationen des Schweizer KMU Kontenrahmens: einen kleineren, für Kleinunternehmen optimierten Kontenplan mit weniger Konten und einen umfangreichen Kontenrahmen für grössere Unternehmen.

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  3. Datenformate im Zahlungsverkehr

    Als wertvolles Hilfsmittel zur Zeitersparnis und Übersicht stehen Ihnen verschiedene Datenformate zur Verfügung. Diese sind vor einigen Jahren dem ISO 20022-Standard angeglichen worden. Nachfolgend eine kurze Übersicht welches Datenformat zu welchem Zweck in der Kunde-Bank-Beziehung dient.

    Pain.001 (Payment Initiation)

    Pain.001

    Dies sind die Zahlungsaufträge. Diese können aus Buchhaltungssoftware mit Kreditorenfunktion oder Zahlungssoftware exportiert und danach bei der Bank eingereicht werden um die Überweisungen zu tätigen.
    Die Daten können unterschiedlich strukturiert sein und ein unterschiedliches Ziel haben, beispielsweise Zahlungen auf Konten mit IBAN können als SEPA-Zahlung markiert sein was die Gebühren für Zahlungen innerhalb des SEPA-Raumes gering halten und eine schnelle Verarbeitungszeit garantieren - fast wie bei Zahlungen im Inland. Banken können auch Zahlungen in Euro automatische als SEPA-Zahlung ausführen selbst wenn die Markierung fehlt. Dann gibt es noch die Möglichkeit die Zahlungen alle als Einzelzahlungen oder als gesamter Zahlungsauftrag ausführen zu lassen (sogenannte „B-Level“).
    Nach dem Einreichen von pain.001 kann bei der Bank eine pain.002-Datei heruntergeladen werden welche Sie bei manchen Programmen auch überprüfen lassen können, diese enthält jedoch keine detaillierten Rückmeldungen sondern nur sehr allgemein gehalten ob der Auftrag angenommen oder aufgrund eines Fehlers abgelehnt wurde.

    CAMT (Cash Management)

    Camt

    CAMT.054

    Diese Dateien sind in der Schweiz primär zum Verbuchen von Zahlungseingängen aufgrund von QR-Rechnungen in der Debitoren-Software/Fakturierung verwendet.
    Diese Datei wird von der Bank nach Erhalt einer Zahlung hauptsächlich mit der 27-stelligen Referenznummer und abhängig von der Bank auch mit der RF-Referenznummer zur Verfügung gestellt und begleicht dann die offenen Posten in der Debitorensoftware - automatisch, ohne manuelles Verbuchen.
    Eine Übersicht zu allen CAMT-Formaten finden Sie hier.

    CAMT.053

    Diese CAMT-Datei enthält komplette Kontoauszüge. Es sind darin alle Transaktionen Ihres Kontos enthalten und Sie können die CAMT.053-Datei wie CAMT.054 abhängig von Ihrer Debitorensoftware ebenfalls zum Verbuchen von Zahlungseingängen verwenden, auch dann wenn Sie keinen Kontentyp besitzen für welchen CAMT.054 ausgeliefert werden. Darin sind auf jeden Fall auch Zahlungen enthalten welche keine Referenznummer haben.
    Der Hauptzweck der CAMT.053-Datei ist aber auch das Importieren in die Buchhaltung - unabhängig von Ihrer Debitorensoftware können Sie - abhängig von Ihrer Buchhaltungssoftware - diese Datei in das Buchungen-Fenster importieren und so für alle Transaktionen, Kartenzahlungen usw. automatisch Buchungen erzeugen lassen ohne manuelles Abschreiben des Kontoauszugs. Die CAMT.053-Dateien enthalten Buchungen bis und mit dem Vortag.

    CAMT.052

    Diese werden seltener verwendet und entsprechen weitgehend den CAMT.053, werden jedoch mehrmals täglich ausgeliefert.

    ISO20022-Dateiformate in LoopsFinanz

    In LoopsFinanz können Sie jede Art von CAMT-Dateien sowohl in das Buchungen-Fenster als auch in der LoopsFinanz d/k-Version in Debi-Zahlungen importieren. Bei Letzterem versucht das Programm bei fehlenden Referenznummern auch die Zahlungen aufgrund einer im Textfeld enthaltenen Rechnungsnummer zuzuordnen.
    Ebenfalls nur in der d/k-Version können Sie die erfassten Kredi-Zahlungen als pain.001-Datei exportieren um diese bei Ihrer Bank ausführen zu lassen.
    LoopsLohn exportiert Ihre Lohnzahlungen ebenfalls als pain.001-Datei, um diese gleich in Auftrag zu geben.

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  4. QR-Rechnungen

    Die früheren Einzahlungsscheine wurden in der Schweiz durch die QR-Rechnung abgelöst. Diese hat mehrere Vorteile: Beim Bezahlen der Rechnungen ist die Auswahl der Lesegeräte grösser, es kann auch ein Mobiltelefon eingesetzt werden und der Inhalt des QR-Codes wurde gegenüber den Früheren Datenzeilen erweitert: Es sind alle relevanten Informationen automatisch einlesbar und ermöglichen somit der Kreditoren- oder Zahlungssoftware die Daten zu überprüfen und übernehmen.
    Das Erstellen der Rechnungen ist auch einfacher geworden, und es steht ein neuer Typ von Referenznummer zur Verfügung. Die Referenznummer hilft die eingegangenen Zahlungen zur Verbuchung zuzuordnen Hier ein kurzer Überblick:

    QR-Referenz

    Diese ist im Prinzip mit der früheren 27-stelligen ESR-Referenznummer identisch. Ausser dass Sie die Identifikation am Anfang der Nummer weglassen können.
    Für das Ausstellen von solchen Rechnungen benötigen Sie von der Bank eine sogenannte „QR-IBAN“: Dies ist eine „Pseudo-Kontonummer“ - sehr ähnlich der früheren Teilnehmernummer, aber im IBAN-Format, erkennbar am Clearingnummern-Bereich 3000-3999, also an der Zahl „3“ an der fünften Stelle der IBAN von links.
    Diese Rechnungen - und nur diese - garantieren das Anliefern der Referenznummer bei der Zahlung. Sie können innerhalb der Schweiz versendet werden - Zahlung aus dem Ausland, inklusive SEPA-Raum ist nicht vorgesehen und kann nicht garantiert werden. Ausserdem benötigen Sie in einem Abkommen mit der Bank die „QR-IBAN“.

    RF-Referenz

    Die RF-Referenz, auch SCOR oder Creditor Reference ist eine neue Art der Referenznummer welche in Europa verwendet wird. Sie werden in Kombination mit einer ganz normalen IBAN verwendet und können somit im gesamten SEPA-Raum eingesetzt werden. Dies funktioniert mit jedem Bankkonto, ohne spezielles Abkommen (beachten Sie dass die Auslieferung der CAMT-Dateien zur Verbuchung der Zahlungseingänge von Bank zu Bank unterschiedlich gehandhabt werden kann).
    Somit können auch Zahlungen von Rechnungen in den SEPA-Raum automatisch verbucht werden.
    Die Anlieferung der Referenznummer ist aber nicht garantiert, weil die Zahlungssoftware anhand einer normalen IBAN nicht eruieren kann ob eine Referenznummer vorgesehen ist kann diese die Eingabe nicht erzwingen.

    Keine Referenznummer

    Hierbei wird nur das Textfeld und/oder die Adresse zur Identifikation des Zahlungszwecks verwendet. Einen Vorteil gegenüber der RF-Referenz bietet dies nicht.

    Druck von QR-Rechnungen

    Bei Versand von PDF können Sie einfach den Zahlteil in der geforderten Grösse als PDF exportieren. Hierbei sollen die Trennlinien enthalten sein. Für den Druck gilt dass die Trennlinien nicht notwendig sind, aber die Perforierung ist gefordert. Bitte verwenden Sie für den Postversand Papier mit Perforierung.

    QR-Rechnungen in LoopsFinanz d/k:

    LoopsFinanz ist in der Lage jede Art von QR-Rechnung zu erzeugen. Wenn Sie eine QR-IBAN hinterlegen wird die QR-Referenz erzeugt, ansonsten standardmässig die RF-Referenz.
    Eine QR-IBAN kann als Standard hinterlegt werden. Beliebig viele weitere Konten sowohl mit QR-IBAN als auch mit normalen IBAN können Sie im Layout hinterlegen - nun ist es möglich mit LoopsFinanz d/k Rechnungen von unterschiedlichen Konten auszustellen. Bei Fehlen der Angaben sucht das Programm die IBAN aufgrund des Buchhaltungskontos falls diese bereits verwendet wurde.
    Beim Erstellen können Sie die Standard-Layoutvorgaben für Druck und Postversand oder für PDF auswählen.
    Selbstverständlich können erhaltene QR-Rechnungen in LopsFinanz d/k auch gleich in „Kredi-Rechnungen“ eingelesen werden. Das Programm sucht im Kreditorenstamm primär aufgrund der IBAN, falls diese nicht gefunden wurde aufgrund des Namens. Wird dieser ebenfalls nicht gefunden können Sie gleich den Kreditor anlegen lassen, die Felder sind bereits ausgefüllt mit den Infotrmationen aus dem QR-Code.
    Darüber hinaus wird überprüft ob die IBAN identisch und vorhanden ist.

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  5. Von Texten und Buchen... Quickfilter

    Man kann aus jedem Thema mit viel Enthusiasmus eine Wissenschaft machen. Ist der Buchungstext wichtig? Auf den ersten Blick scheint es ein unwichtiges Detail zu sein, aber Übersichtliche Buchungstexte haben einen grossen Einfluss darauf, wie übersichtlich das Hauptbuch wirkt und wie gut Sie Buchungen wiederfinden. So erkennen Sie die verschiedenen Arten der Buchungen auf den ersten Blick und können damit eine gewisse Struktur erkennen lassen. Wie so oft gibt es hier nicht den einen Weg. Aber wenn Sie Ihren Weg gefunden haben und diesen strikt befolgen,

    Buchungen filtern
    Suchen Sie Buchungen zu einem bestimmten Thema? Im Journal finden Sie eine leistungsstarke Suchleiste, die Sie dabei unterstützt. Dabei ist es hilfreich, wenn Sie sich ein System (Syntax) für sich festlegen und stets danach buchen.
    Buchungen filtern

    Quickfilter
    Noch während Sie den Suchbegriff in die Leiste eingeben, werden die Buchungen durchsucht und gefiltert. So sehen Sie in Echtzeit, ob Sie mit Ihrer Suche auf dem richtigen Weg sind oder allenfalls noch andere Suchbegriffe in Frage kommen.

    Original Buchung finden
    Mit einem Doppelklick gelangen Sie zur Originalbuchung, -rechnung oder -zahlung. Somit haben Sie mit dem Quickfilter ein Werkzeug an der Hand, mit dem Sie Buchungen suchen und nachbearbeiten können.

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  6. Mehrere Kinderzulagen in Lohnarten

    In der Regel gibt es eine spezielle Lohnart, die als Kinderzulage definiert wird. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, Lohnarten ganz individuell als Kinderzulage zu erfassen, z. B. mehrere Ausbildungszulagen. Das Total dieser ausbezahlten Lohnarten wird dann als Summe in der Auswertung „Familienausgleichskasse (FAK)“ ausgedruckt.

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  7. Notizen in der Lohnliste

    Im Fenster „Lohnlisten“ finden Sie den Bereich „Notizen“. Hier können Sie Mitteilungen hinterlegen, welche in der Lohnabrechnung oder Monatsabrechnung mit ausgedruckt werden können. Die Notizen können wahlweise für einen oder für alle Mitarbeiter vorgenommen werden. Bereits im Anstellungsverhältnis kann ebenfalls eine Notiz erfasst werden, die dann beim Erzeugen einer Lohnliste automatisch übernommen wird.

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  8. Loops unterstützt ISO 20022

    Dies ist der internationale Standard für den Zahlungsverkehr im SEPA-Raum und darüber hinaus. Somit auch für den Schweizer Zahlungsverkehr. Die neuen einheitlichen Formate unter ISO 20022 basieren auf der Syntax XML (Bsp. Export Zahlungsauftrag pain.001, Import Einzahlungen camt.054). Sie bilden den Standard für den Austausch von Finanznachrichten zwischen Kunde und Bank, zwischen Bank und Kunde sowie zwischen den Banken. Involvierte Akteure und Bereiche sind unter anderem Überweisungen, Avisierungen & Reporting, Lastschriften und Einzahlungsscheine.

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  9. Loops unterstützt QR-Rechnungen

    Mit Hilfe des Debi/Kredi-Moduls (LoopsFinanz Debi/Kredi oder LoopsFinanz Pro Debi/Kredi), können Sie auf QR-Rechnungen umsteigen. Die neuen QR-Rechnungen ersetzen die alten Einzahlungsschein (orange, rote) und vereinfachen die Verarbeitung. Seit 30.09.2022 können keine orangen Einzahlungsscheine mehr für Einzahlungen verwendet werden! Dank dem QR-Code, den Sie in LoopsFinanz automatisch generieren können, können QR-Rechnungen einfacher, schneller und effizienter erzeugt und verarbeitet werden, als die alten Einzahlungsscheine. Mit der LoopsFinanz Version 4.2 (oder neuer) können QR-Rechnungen erfasst (Kredi.-Rechnungen) und mit Hilfe von Layouts gedruckt werden (Debi.-Rechnungen).

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