QR-Rechnung 2025: Strukturierte Adressen werden Pflicht – das müssen Unternehmen wissen

Ab dem 21. November 2025 tritt eine wichtige Änderung im Schweizer Zahlungsverkehr in Kraft:
In der QR-Rechnung sind nur noch strukturierte Adressen im Swiss QR Code erlaubt.
Diese Anpassung betrifft alle, die Rechnungen mit QR-Code erstellen oder verarbeiten – insbesondere Softwarehersteller, ERP-Anbieter und Buchhaltungssysteme.

Was ändert sich bei der QR-Rechnung 2025?

Die Schweizer Finanzbranche führt mit den Implementation Guidelines QR-Rechnung Version 2.3 neue Vorgaben ein.
Ab dem 21.11.2025 dürfen im QR-Code der QR-Rechnung nur strukturierte Adressen (Adresstyp S) hinterlegt werden.
Unstrukturierte oder kombinierte Adressen (Adresstyp K) sind dann nicht mehr zulässig.

👉 Kurz gesagt:
Wer weiterhin Rechnungen mit unstrukturierten Adressen erzeugt, riskiert, dass Zahlungen nicht mehr verarbeitet oder sogar abgewiesen werden.

🧠 Warum diese Änderung?

Die QR-Rechnung ist Teil des Schweizer Harmonisierungsvorhabens im Zahlungsverkehr nach ISO 20022.
Unstrukturierte Adressen erschweren die automatische Verarbeitung (Straight Through Processing, STP) und führen zu Fehlern in der Zahlungsabwicklung.

Mit der Umstellung auf strukturierte Adressen wird:

• die Verarbeitungssicherheit erhöht
• die Datenqualität verbessert,
• und der gesamte Zahlungsprozess automatisiert

📦 Was ist eine strukturierte Adresse?

Eine strukturierte Adresse enthält klar getrennte Felder – jedes mit einer definierten Bedeutung.
Das erlaubt Banken und Software, die Daten automatisch auszulesen und zu verarbeiten.

Ein einfacher Freitext wie
„Musterfirma AG, Landstrasse 20, 8000 Seldwyla, Schweiz“
ist ab 21. November 2025 nicht mehr gültig.

⚠️ Was passiert, wenn nichts geändert wird?

Nach dem Stichtag können QR-Rechnungen mit unstrukturierten oder unvollständigen Adressen:

• von Banken abgewiesen werden,
• nicht automatisch verarbeitet werden,
• oder zu Verzögerungen im Zahlungsfluss führen.

Das betrifft sowohl die Adresse des Zahlungsempfängers (Kreditor) als auch die des Zahlers (Debitor).

🧰 Was Unternehmen und Softwareanbieter jetzt tun müssen

1. QR-Code-Erzeugung aktualisieren

Die Generierung des Swiss QR Codes muss auf Adresstyp S (strukturierte Adresse) umgestellt werden.
Unstrukturierte Adresstypen dürfen nicht mehr verwendet werden.

2. Stammdaten prüfen und strukturieren

Adressdaten müssen vollständig und getrennt gespeichert werden:

• Name / Firma
• Strasse
• Hausnummer
• Postleitzahl
• Ort
• Land (ISO-Code, z. B. CH)

3. Datenvalidierung implementieren

In Fakturierungssystemen und ERP-Software sollte eine Adressprüfung integriert sein, die vor dem Erstellen einer QR-Rechnung sicherstellt, dass alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt sind.

4. Kunden informieren und frühzeitig migrieren

Unternehmen sollten ihre Kunden, Partner und Lieferanten rechtzeitig auf die Änderungen vorbereiten.
Ein Software-Update für QR-Rechnungen 2025 sollte bis spätestens Herbst 2025 bereitstehen.

✅ Vorteile der strukturierten Adresse

• Höhere Zahlungssicherheit
• Bessere automatische Zuordnung von Zahlungen
• Weniger Fehler und Rückweisungen
• Zukunftssichere ISO-20022-Konformität

📅 Fazit: Jetzt auf die QR-Rechnung 2025 vorbereiten!

Der Stichtag 21. November 2025 markiert einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung des Schweizer Zahlungsverkehrs.
Wir arbeiten daran und mit der Version 5 von LoopsFinanz werden Sie dafür gerüstet sein.