Jahresabschluss & Buchhaltung im Februar: Was jetzt wirklich zählt

Kaum ein KMU macht gerne Jahresabschluss. Er bringt kein Geld, kostet Zeit und fällt jedes Jahr genau dann an, wenn eigentlich anderes wichtiger wäre. Trotzdem muss er gemacht werden, und zwar richtig.

Im Februar wird es konkret: Stimmen die Konten? Sind alle Belege da? Passen Buchhaltung und Jahresabschluss zusammen?

Wer das nicht selbst übernehmen will oder kann, gibt den Abschluss an einen Treuhänder. Aber auch dann gilt: Die Buchhaltung muss stimmen, sonst wird der Jahresabschluss für alle mühsam.

Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?

Zunächst eine wichtige Ausnahme: Wenn Sie ein Einzelunternehmen führen und Ihr Jahresumsatz unter CHF 500'000 liegt, sind Sie nicht verpflichtet, einen Jahresabschluss einzureichen (Art. 957 Abs. 2 OR).
Alle Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind – darunter insbesondere die AG und die GmbH – müssen hingegen einen Jahresabschluss erstellen.
Bestimmte Gesellschaften sind zusätzlich dazu verpflichtet, ihren Jahresabschluss durch eine unabhängige Revisionsstelle ordentlich prüfen zu lassen.

Diese Unterlagen gehören zum Jahresabschluss

Für die meisten KMU umfasst die Jahresrechnung mindestens folgende Bestandteile.

Bilanz

Sie zeigt Vermögen und Finanzierung zum Bilanzstichtag. Im Rahmen des Jahresabschlusses ist entscheidend, dass alle Abschlussbuchungen in der Buchhaltung vollständig vorgenommen wurden, insbesondere:
• Abschreibungen auf Anlagevermögen
• Abgrenzungen und Rückstellungen
• Bewertung von Vorräten und Forderungen

Gerade im Februar zeigt sich oft, ob unter dem Jahr sauber gearbeitet wurde oder ob Korrekturen nachgeholt werden müssen.

Erfolgsrechnung

Die Erfolgsrechnung zeigt, wie das Jahresergebnis zustande gekommen ist. Sie liefert wichtige Hinweise für die Planung des neuen Geschäftsjahres:
• Abweichungen zum Vorjahr zeigen strukturelle Veränderungen
• Auffällige Kostenpositionen weisen auf Optimierungspotenzial hin
• Einmalige Effekte sollten klar erkennbar sein

Eine strukturierte Erfolgsrechnung erleichtert Gespräche mit Steuerberatern, Banken oder Investoren.

Anhang

Der Anhang ergänzt Bilanz und Erfolgsrechnung um notwendige Erläuterungen, zum Beispiel zu:
• angewendeten Bewertungsgrundsätzen
• gebildeten Rückstellungen
• ausserordentlichen oder einmaligen Sachverhalten

Gerade bei Kapitalgesellschaften trägt der Anhang wesentlich zur Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit bei.

Checkliste: Buchhaltung für den Jahresabschluss vorbereiten

Vorbereitung

• Sind alle Belege vollständig vorhanden?
• Sind Bank- und Kassenkonten abgestimmt?
• Sind Debitoren und Kreditoren aktuell?

Abgrenzungen

• Sind transitorische Aufwände und Erträge korrekt erfasst?
• Sind periodengerechte Abgrenzungen vorgenommen?

Lohnbuchhaltung

• Stimmen Lohnjournal (Jahreslohnkonto) und Erfolgsrechnung überein?
• Sind AHV-, BVG- und UVG-Abrechnungen abgestimmt?

Umsatzsteuer-Kontrolle

• Stimmen Buchhaltung und MWST-Abrechnungen überein?
• Sind Privatanteile und Korrekturen berücksichtigt?

Bewertungen & Abschreibungen

• Sind Abschreibungen korrekt verbucht?
• Sind Rückstellungen sachlich begründet und dokumentiert?

Abschluss

• Sind Bilanz und Erfolgsrechnung plausibel?
• Ist die Dokumentation vollständig?

Fristen beim Jahresabschluss in der Schweiz

Gerade im Februar werden Fristen konkret. Diese Termine sind besonders relevant (bei Geschäftsjahr per 31.12.):

Jahresabschluss

Der Jahresbericht und die Jahresrechnung müssen erstellt und durch die Generalversammlung (AG) bzw. Gesellschafterversammlung (GmbH) genehmigt werden. Dies erfolgt in der Regel bis spätestens 30. Juni.

Mehrwertsteuer

Die MWST-Abrechnung ist eine Bringschuld:

• Quartalsabrechnung (effektive Methode): Einreichung und Zahlung bis 60 Tage nach Quartalsende (z. B. Q4 bis Ende Februar)
• Saldo- / Pauschalsteuersatz: Abrechnung bis 60 Tage nach Ende des Halbjahres

Lohnwesen

• Lohnausweise und Deklarationen: bis 31. Januar
• AHV-Jahresabrechnung: Termin je nach Ausgleichskasse

Steuererklärung juristische Personen

Der Einreichetermin liegt je nach Kanton meist zwischen sechs und neun Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres (typischerweise Juni bis September).

Typische Unsicherheiten beim Jahresabschluss

Lohnbuchhaltung und Sozialversicherungen:

1. Abstimmung zwischen Lohnjournal und Erfolgsrechnung

Eine der häufigsten Unsicherheiten betrifft die Frage, ob Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung übereinstimmen. Abweichungen entstehen häufig durch:

• manuelle Korrekturen in der Finanzbuchhaltung
• nachträgliche Lohnanpassungen
• fehlende oder falsche Periodisierung

Wichtig ist: Das Total des Lohnjournals (Jahreslohnkonto) sollte mit dem verbuchten Lohnaufwand in der Erfolgsrechnung übereinstimmen.

2. AHV-pflichtige Lohnbestandteile korrekt erfasst?

Unsicherheiten entstehen insbesondere bei:

• Bonuszahlungen
• Gratifikationen
• pauschalen Spesen
• Naturalleistungen

Grundsätzlich sind alle Leistungen, die Entgelt für geleistete Arbeit darstellen, AHV-pflichtig. Entscheidend ist der wirtschaftliche Charakter – nicht die Bezeichnung.

Zusätzlich ist zu prüfen, in welchem Geschäftsjahr die Leistung korrekt zu erfassen ist.

3. Spesen

Bei Spesen ist entscheidend, ob es sich um echten Auslagenersatz oder um verdeckten Lohn handelt.

• Nicht AHV-pflichtig:
  Spesen sind nicht sozialversicherungspflichtig, wenn sie effektiv angefallen, geschäftlich begründet und ordnungsgemäss belegt sind (z. B. mittels Spesenquittungen).

• AHV-pflichtig:
  Entschädigungen für den Arbeitsweg (Wohnort–Arbeitsplatz) sowie für übliche Verpflegung am regulären Arbeitsort gelten als Lohnbestandteile und sind entsprechend AHV-pflichtig.

• Pauschalspesen:
  Pauschalvergütungen sind zulässig, müssen jedoch angemessen sein. Überhöhte oder nicht sachlich begründete Pauschalen werden als Lohn qualifiziert und unterliegen der Sozialversicherungspflicht.

Ein von der zuständigen Steuerbehörde genehmigtes Spesenreglement schafft Klarheit, erhöht die Rechtssicherheit und reduziert das Risiko späterer Nachforderungen.

4. MWST-Abstimmung

Umsätze gemäss Finanzbuchhaltung müssen mit den deklarierten MWST-Abrechnungen übereinstimmen. Abweichungen sind im Jahresabschluss zu korrigieren – häufig betrifft dies zeitliche Verschiebungen, Privatanteile oder nachträgliche Korrekturen.

Abweichungen entstehen in der Praxis häufig durch:

• zeitliche Verschiebungen zwischen Leistungserbringung und Rechnungsstellung
• nicht korrekt erfasste Privatanteile
• nachträgliche Korrekturen oder Umbuchungen

Eine saubere MWST-Jahresabstimmung verhindert spätere Rückfragen und schafft eine belastbare Grundlage für Steuererklärung und Revision.
TIPP: Wenn Sie die MWST-Abrechnung pro Quartal abschliessen, bzw. abrechnen, prüfen Sie gleichzeitig, ob die offenen Debitoren (Debitorenauszüge "OPOS") mit den Fibu-Konten übereinstimmen.

5. Weitere typische Prüfungs- und Korrekturbereiche

Neben Lohn- und MWST-Themen gibt es beim Jahresabschluss weitere Bereiche, die erfahrungsgemäss besonderes Augenmerk in der Buchhaltung verdienen:

• Abgleich mit der AHV-Jahresabrechnung
  Spätestens beim Erstellen der definitiven AHV-Abrechnung zeigen sich Differenzen zwischen Lohnjournal, Finanzbuchhaltung und gemeldeter Lohnsumme. Diese sollten vor Abschluss bereinigt werden, um spätere Korrekturen oder Nachzahlungen zu vermeiden.

• Bewertung und Abgrenzungen
  Vorräte, angefangene Arbeiten, Rückstellungen oder transitorische Buchungen beeinflussen das Jahresergebnis oft stärker als erwartet. Fehler entstehen hier weniger durch falsche Buchungen als durch fehlende oder zu optimistische Einschätzungen.

• Stille Reserven bewusst steuern
  Die Bildung oder Auflösung stiller Reserven verändert das ausgewiesene Ergebnis und damit auch die Steuerbelastung. Diese Entscheide sollten nicht zufällig, sondern strategisch getroffen werden – insbesondere bei GmbH und AG.

Wie LoopsFinanz Sie dabei unterstützt

Zentrale Datenbasis statt verstreuter Informationen

Alle Buchhaltungsdaten, Belege und Auswertungen befinden sich an einem Ort. Belege lassen sich direkt den Buchungen zuordnen und bleiben dauerhaft nachvollziehbar gespeichert – eine zentrale Voraussetzung für saubere Abgrenzungen, MWST-Abstimmungen und Abschlussbuchungen.

Aktuelle Auswertungen:

Bilanz, Erfolgsrechnung und MWST-Auswertungen stehen jederzeit aktuell zur Verfügung. Abweichungen zwischen Lohnbuchhaltung, Finanzbuchhaltung oder MWST-Deklaration werden früh sichtbar – und können bereits im Januar oder Februar geklärt werden, statt erst unter Zeitdruck im Abschluss.

Effiziente Zusammenarbeit mit Treuhand und Steuerberatung

Relevante Zahlen und Berichte lassen sich mit wenigen Klicks exportieren und strukturiert weitergeben. Das reduziert Rückfragen, spart Abstimmungsaufwand und beschleunigt den Abschlussprozess – gerade bei KMU.

Klare Trennung von Buchhaltung und Abschluss

Die laufende Buchführung bleibt klar getrennt von Abschlussarbeiten wie Abgrenzungen, Rückstellungen oder stillen Reserven. So bleibt das operative Geschäft übersichtlich, während der Jahresabschluss gezielt vorbereitet wird.

Der Jahresabschluss wird so planbarer, transparenter – und deutlich weniger aufwändig.

Nach dem Abschluss ist vor dem nächsten Jahr

Der Jahresabschluss lohnt sich nicht nur fürs Steueramt. Wer sich die Zahlen wirklich anschaut, sieht schnell, wo das Unternehmen gut dasteht und wo nicht.
Und oft zeigt sich dabei auch, wo die Buchhaltung selbst unnötig kompliziert ist – wo Abstimmungen immer wieder Zeit kosten oder Abläufe umständlicher sind als nötig. Wer das jetzt anpasst, hat beim nächsten Jahresabschluss deutlich weniger Aufwand.